Arşivleme ile belge silme arasındaki fark

Arşivleme, belgeyi günlük iş akışından çıkarıp saklamaya devam etmektir. Örneğin artık sık kullanılmayan bir müşteri dosyasını, erişimi sınırlı bir arşiv klasörüne taşımak arşivlemedir; belge bu sırada saklanmaya devam eder.

Silme ise saklanması için geçerli bir gerekçe kalmayan kişisel verinin veri sorumlusu tarafından silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesidir. Arşive taşımak, bu işlemlerden biri değildir. Kişisel verinin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkmışsa veri sorumlusu, ilgili kişinin talebi üzerine veya kendiliğinden veriyi siler, yok eder ya da anonim hâle getirir (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.7).

Dolayısıyla karar, belgenin “aktif dosya” ya da “arşiv” olarak adlandırılmasına değil, saklama amacının ve gerekçesinin sürüp sürmediğine bağlıdır. Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmeli; bu amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Ayrıca mevzuatta öngörülen veya amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4).

Belgeyi silmeden önce, onu hâlâ neden sakladığınızı somutlaştırın. Örneğin devam eden bir iş sürecini tamamlamak, bir sözleşme ilişkisinin yürütülmesi ya da belgeyle ilgili bir uyuşmazlığı değerlendirmek için saklama ihtiyacı bulunup bulunmadığını kontrol edebilirsiniz. Bu örnekler, tek başına her durumda geçerli bir saklama dayanağı oldukları anlamına gelmez; ilgili belgeye ve işleme uygulanabilir gereklilik ayrıca doğrulanmalıdır.

Şu kayıt ve belgeleri birlikte inceleyin:

• Belgenin türünü, içerdiği kişisel verileri ve hangi amaçla toplandığını açıklayan kayıtları.
• İlgili iş sürecinin tamamlanıp tamamlanmadığını ve belgenin kullanım ihtiyacının devam edip etmediğini.
• Belgeyle bağlantılı sözleşme, kurum içi belge yönetim politikası veya iş süreci kayıtlarında yer alan saklama koşullarını.
• Devam eden bir uyuşmazlık, denetim veya başka bir saklama gerekliliği bulunup bulunmadığını gösteren dosya ve yazışmaları.
• Belgenin kopyalarının ve yedeklerinin hangi sistemlerde tutulduğunu gösteren sistem kayıtlarını.

Her belge için geçerli tek bir saklama süresi olduğu varsaymayın. Bu rehberde, sektörlere veya belge türlerine göre uygulanacak süreler doğrulanamıyor. Saklama süresini belirlemek için belgenin türünü, işleme amacını ve uygulanabilir gereklilikleri ilgili sözleşme ve kurum kayıtlarından kontrol edin; bunlar yeterli değilse uzman görüşü alın.

Hayır. Arşive kaldırmak veya erişimi yalnızca belirli çalışanlarla sınırlamak, belgeyi korumaya yönelik bir düzenleme olabilir; ancak kişisel verinin saklanması için artık geçerli bir gerekçe yoksa silme, yok etme veya anonim hâle getirme yükümlülüğünün yerini tutmaz (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.7).

Belge arşivde tutulmaya devam edecekse, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişimi önlemek, ayrıca verilerin muhafazasını sağlamak için uygun teknik ve idari tedbirler alınmalıdır. Veriyi başka bir hizmet sağlayıcı işliyorsa, veri sorumlusunun bu tedbirlerle ilgili yükümlülüğü de dikkate alınmalıdır (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.12).

Bu nedenle arşiv kararında yalnızca “Kimler erişebilir?” sorusunu değil, “Bu belgeyi hâlâ neden saklıyoruz?” sorusunu da yanıtlayın. Saklama amacı devam etmiyorsa erişimi kısıtlamak tek başına yeterli değildir.