Ayıplı hizmet uyuşmazlığında yapay zekâ incelemesi için belge paketi nasıl hazırlanır?

Her uyuşmazlıkta aynı belgeler bulunmayabilir. Hangi kayıtların işe yarayacağı; hizmetin türüne, taraflar arasındaki iletişime ve sorunun hangi aşamada olduğuna bağlıdır. Önce hizmetin kapsamını, verilen vaatleri, yapılan ödemeleri ve ortaya çıkan sonucu birlikte gösterebilecek belgeleri arayın.

• Hizmetin kapsamını gösteren kayıtlar: Sözleşme, sipariş veya rezervasyon onayı, teklif, iş emri ve hizmetin neleri kapsadığını açıklayan ekler. Birden fazla sürüm varsa her birini tarih bilgisiyle saklayın.
• Vaatleri ve tanıtımları gösteren kayıtlar: İlan, internet sayfası görüntüsü, broşür, e-posta veya mesaj. Ekran görüntüsünde mümkünse tarih, sayfa adı ve vaatle ilgili çevre metin de görünsün.
• Ücret ve ödeme belgeleri: Fatura, makbuz, banka veya kart işlem kaydı. İnceleme için gerekli değilse hesap ve kart numarası gibi bilgileri paylaşmayın.
• Hizmetin nasıl sunulduğunu ve sonucunu gösteren kayıtlar: Teslim tutanağı, işlem raporu, fotoğraf, video, teknik değerlendirme veya hizmet sağlayıcının gönderdiği açıklama. Görselin ne zaman ve hangi koşulda alındığını not edin.
• Sorunla ilgili iletişim: Şikâyet, düzeltme talebi, yanıt ve sonrasındaki yazışmalar. Mesajın kime gönderildiği ve hangi tarihte gerçekleştiği anlaşılabilsin.

Bir kaydın pakette bulunmaması, olayın gerçekleşmediğini veya kaydın mevcut olmadığını tek başına göstermez. Bulamadığınız belgeyi varmış gibi sunmayın; pakette olmayan önemli kayıtları ayrıca not edin.

Kimlik numarası, açık adres, telefon, e-posta, hesap veya kart bilgisi gibi inceleme sorusunu yanıtlamak için gerekmeyen verileri paylaşmayın. Gerekliyse paylaşacağınız kopyada bu alanları okunamayacak biçimde maskeleyin; ancak maskelemenin belgeyi anlamak için gereken tarih, tutar veya taraf bilgisini ortadan kaldırmadığını kontrol edin.

Belgeyi yüklemeden önce kullandığınız yapay zekâ hizmetinin yüklenen dosyaları nasıl işlediğini, saklayıp saklamadığını ve hangi paylaşım ayarlarının bulunduğunu hizmetin kendi açıklamalarından kontrol edin. Bu bilgileri doğrulayamıyorsanız hassas kayıtları yüklememek daha temkinli bir seçenektir. Maskelenmiş kopyanın yanında özgün dosyayı da güvenli biçimde saklayın.

Yapay zekâya yalnızca belgeleri incelemesi için gereken bağlamı verin. Üçüncü kişilere ait bilgileri de gereksiz yere paylaşmayın.

Soruyu, belirli bir sonucu doğrulatmak yerine belgelerde ne bulunduğunu ve hangi noktaların belirsiz kaldığını ortaya çıkaracak biçimde kurun. Örneğin:

• “Bu belgelerde hizmetin kapsamı ve vaat edilen sonuç nasıl açıklanmış? İlgili ifadeleri ve hangi dosyada bulunduklarını belirt.”
• “Hizmetin sunulduğunu veya sonucunu gösteren kayıtlar hangileri? Belgelerin gösterdiğiyle benim açıklamamı birbirinden ayır.”
• “Şikâyet ve yanıtların tarih sırasını çıkar. Tarihi görünmeyen veya sırası kesin olmayan kayıtları ayrıca işaretle.”
• “Belgeler arasında kapsam, tarih veya tutar bakımından uyuşmazlık var mı? Varsa ilgili kayıtları göster; yoksa kesin bir sonuca varma.”
• “Bu inceleme için eksik olabilecek bilgi veya belge türlerini belirt; bunların mevcut olduğunu varsayma.”

Yanıtın belirli bir belgeye dayanıp dayanmadığını sorun. Yapay zekâdan belge adı, sayfa veya görünür bölüm belirtmesini isteyin; ardından bu atıfları kendiniz asıl kayıtla karşılaştırın. Yüklediğiniz belgelerde bulunmayan bir bilgiyi doğruymuş gibi kabul etmeyin.