Rehber · Belge analizi
Belgedeki Tarih ve Tutarları Çıkarmak İçin Kontrol Listesi
Belgedeki tarih ve tutarları doğru çıkarmak için yalnızca rakamları değil, yanlarındaki açıklamaları da kaydedin; örneğin tarihin ödeme mi, düzenleme mi olduğunu, tutarın hangi kaleme ve para birimine ait olduğunu belirtin. Önce belgenin sayfalarının ve eklerinin tam olup olmadığını kontrol edin, ardından kaydettiğiniz bilgileri görüntüden veya asıl belgeden doğrulayın. Anlamı belgeden açıkça anlaşılmayan bilgileri tahmin etmek yerine belirsiz olarak işaretleyin.
Belgeyi incelemeye nasıl hazırlarsınız?
Bilgileri çıkarmadan önce hangi belgeyi incelediğinizi ve elinizdeki nüshanın tam olup olmadığını belirleyin. Bu, başka sayfa veya eklerde yer alan tarih ve tutarları atlamanızı önler.
-
Belge türünü ve nüshayı kaydedin
Belgenin sözleşme, tebligat, dekont veya başka bir belge olduğunu yazın. Elinizdeki nüshanın asıl belge mi, tarama mı, fotokopi mi olduğunu da not edin.
-
Sayfa ve ekleri kontrol edin
Sayfa numaralarını inceleyin; numaralandırma varsa sayfaların sıralı ve eksiksiz olup olmadığını kontrol edin. Belgede eklerden söz ediliyorsa eklerin elinizde bulunup bulunmadığını ayrıca kaydedin. Bir bilginin bu nüshada görünmemesi, başka bir sayfa veya ekte bulunmadığı anlamına gelmez.
-
Her bilgi için yerini belirtin
Tarih veya tutarın bulunduğu sayfayı ve mümkünse bölüm ya da satırı not edin. Böylece daha sonra kaydı belgeyle karşılaştırabilirsiniz.
Tarih ve tutarları bağlamıyla nasıl kaydedersiniz?
Her bilgiyi, neyi ifade ettiğini gösteren açıklamayla birlikte yazın. Aynı belgede düzenlenme, ödeme, vade, tebliğ veya işlem tarihi gibi farklı tarihler bulunabilir. Sadece tarih değerini kaydetmek, bu tarihlerden hangisinin kastedildiğini belirsiz bırakabilir.
Tutarı yazarken yanındaki açıklamayı, ilgili kalemi ve para birimini de kaydedin. Belgede brüt veya net olduğu, taksit bilgisi ya da tutarın hangi kaleme ait olduğu açık değilse bu bilgileri kendiniz tamamlamayın; “belgede belirtilmemiş” veya “belirsiz” şeklinde işaretleyin.
Temsili örnek: Bir belgede “düzenleme tarihi” ve “ödeme tarihi” olarak iki farklı tarih yer alıyorsa, bunları tek bir “tarih” satırında birleştirmeyin. Her birini kendi açıklamasıyla ayrı kaydedin. Bu kayıt, tarihlerden herhangi birinin hukuki bir süreyi başlattığı veya bitirdiği anlamına gelmez; böyle bir değerlendirme bu rehberin kapsamı dışındadır.
Taramada veya OCR sonucunda neyi doğrulamalısınız?
OCR, görüntüdeki yazıları bilgisayarın tanıyıp metne dönüştürmesidir. Düşük çözünürlük, silik baskı, el yazısı veya kesilmiş bir bölüm nedeniyle rakamlar ve tarihler yanlış okunabilir. Bu nedenle OCR çıktısını tek başına doğru kabul etmeyin.
Özellikle birbirine benzeyen rakamları, tarih ayraçlarını, ondalık işaretlerini, para birimi simgelerini ve tutarın yanındaki açıklamayı belge görüntüsüyle karşılaştırın. Önemli bir bilgi net seçilmiyorsa, tahmin ederek tamamlamak yerine “okunaksız” olarak işaretleyin ve mümkünse daha net bir görüntü ya da asıl belge üzerinden kontrol edin.
Son kaydı tamamlamadan önce kontrol edin
- Belgenin türünü ve incelediğiniz nüshayı kaydettiniz mi?
- Elinizdeki sayfaların sıralı ve tam olup olmadığını, atıf yapılan ekleri kontrol ettiniz mi?
- Her tarih için yanındaki açıklamayı ve belgedeki yerini belirttiniz mi?
- Her tutar için para birimini, ilgili kalemi ve belgede açıkça yazan diğer bilgileri kaydettiniz mi?
- Belgede belirtilmeyen para birimi, brüt-net ayrımı veya taksit bilgisini tahmin etmek yerine belirsiz olarak işaretlediniz mi?
- OCR ya da elle aktarılmış kritik rakamları, tarihleri ve işaretleri belge görüntüsüyle karşılaştırdınız mı?
- Okunmayan veya kesilmiş bilgileri kesinmiş gibi aktarmak yerine ayrıca belirttiniz mi?
Belgenizin ne söylediğini görün
Belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın. Tebligatın, dilekçenin veya kararın ne söylediğini, ilgili bölümü göstererek sade dille açıklayın.