Rehber · Dosya analizi

Bilirkişi ek raporundaki ifadeler belgelerle nasıl karşılaştırılır?

Ek raporda bir işlemin yapıldığı yazıyor ancak bunu kendi kayıtlarınızda veya dosyadaki belgelerde bulamıyorsanız, önce bu ifadenin hangi belgeye ya da veriye dayandırıldığını belirleyin. Ardından dayanak gösterilen kaydı, işlemin gerçekleştiğini gösterebilecek diğer belgeleri ve olayların tarih sırasını karşılaştırın. Bir kaydın dosyada görünmemesi, işlemin kesinlikle yapılmadığını tek başına göstermez; eksik veya çelişkili noktaları, hangi bilgiye dayanarak açıklama istediğinizi belirterek not edin.

Bir kişinin masadaki rapor ve belgeleri karşılaştırması
Fotoğraf: Yan Krukau / Pexels

Hukuk Dosyam Editör Ekibi Yayın tarihi

Önce rapordaki iddiayı dayanağından ayırın

Ek raporda “işlem yapıldı” veya “belge incelendi” gibi bir ifade varsa, bunu doğrudan kanıtlanmış sonuç olarak değil, dayanağı bulunup sınanacak bir tespit olarak ele alın. Bir işlemin yapılacağının yazılması, işlemin tamamlandığını tek başına göstermez.

Raporun ilgili bölümünde şu unsurları ayrı ayrı işaretleyin:

  • Raporda yapıldığı söylenen işlem veya ulaşılan sonuç.
  • Bu tespitin dayanağı olarak anılan belge, kayıt, veri ya da açıklama.
  • İşlemin tarihi, kapsamı ve hangi kişi, ürün, hizmet veya olayla ilgili olduğu.
  • Uzmanın kullandığını belirttiği yöntem veya veriler.

Dayanak açıkça belirtilmemişse, “Bu tespit hangi belgeye veya kayda dayanıyor?” sorusunu not edin. Raporda bir belgeye atıf varsa belgenin tarihini, düzenleyeni ve raporda hangi tespit için kullanıldığını kontrol edin. Aynı konuya ilişkin birden fazla belge varsa, bunların aynı işlemi mi anlattığını yoksa farklı aşamalara mı ait olduğunu ayırın.

İddia ile kayıtları nasıl eşleştirirsiniz?

Bir listedeki rapor iddialarının ilgili belgelerle eşleştirilmesi
Fotoğraf: Tima Miroshnichenko / Pexels

Her iddia için ayrı bir karşılaştırma satırı oluşturun. Böylece raporun ne söylediği, hangi kaydın bunu desteklediği ve hangi noktanın açıklama beklediği birbirine karışmaz.

  1. İddiayı kısa ve tarafsız yazın

    Rapordaki ilgili cümleyi veya sayfa ve bölüm bilgisini not edin. Ardından iddiayı kendi sözlerinizle, anlamını değiştirmeden özetleyin. Örneğin: “Rapora göre cihaz belirtilen tarihte teslim edilmiş.”

  2. Dayanak kaydı bulun

    Raporda adı geçen belgeyi dosyada ve elinizdeki kayıtlarda arayın. Belgenin gerçekten aynı işlemi anlattığını; tarih, taraf, ürün veya işlem numarası gibi ayırt edici bilgileri karşılaştırarak kontrol edin.

  3. İşlemin niteliğine uygun destekleyici kayıtları inceleyin

    İşlemin türüne göre teslim tutanağı, ödeme hareketi, sistem kaydı, yazışma veya başka bir belge anlamlı olabilir. Bunlar her dosyada aynı şeyi kanıtlamaz; örneğin bir ödeme kaydı, tek başına bir malın teslim edildiğini göstermeyebilir. Hangi belgenin neyi gösterdiğini ayrı ayrı yazın.

  4. Tarih ve kapsamı karşılaştırın

    Belgenin düzenlenme tarihiyle işlemin gerçekleştiği ileri sürülen tarihi karıştırmayın. Kaydın hangi dönemi, miktarı veya işlem aşamasını kapsadığını da kontrol edin. Bir kayıt iddianın yalnızca bir bölümünü destekliyor olabilir.

  5. Bulamadığınız kaydın sınırını belirtin

    Bir belgeyi dosyada göremiyorsanız, “dosyada bu kayıt bulunmuyor” diye not edin; “işlem yapılmadı” sonucuna doğrudan geçmeyin. Kayıt dosyaya eklenmemiş, başka yerde tutulmuş veya farklı bir adla düzenlenmiş olabilir.

Çelişkiyi olay sırasıyla ve somut bilgilerle gösterin

Tarihli belgelerin olay sırasına göre yan yana incelenmesi
Fotoğraf: RDNE Stock project / Pexels

Belgeleri yalnızca rapordaki sıraya göre değil, anlattıkları olayların tarih sırasına göre de dizin. Düzenlenme tarihi ile işlemin yapıldığı ileri sürülen tarih farklıysa bunu özellikle belirtin. Bir yazışmada işlemin planlandığı görülmesi, işlemin daha sonra tamamlandığını tek başına göstermez; varsa tamamlanma kaydını ayrıca arayın.

Temsili örnek: Ek raporda bir ürünün teslim edildiği yazıyor, ancak dosyada yalnızca teslimatın planlandığını bildiren bir mesaj bulunuyor. Mesaj, teslimatın planlandığını gösterebilir; teslimin gerçekleştiğini göstermek için işlemin niteliğine uygun başka bir kayıt gerekebilir. Eldeki belgeler teslimin yapılıp yapılmadığını açıklamıyorsa, bu noktayı kesin bir sonuca bağlamak yerine “teslimin gerçekleştiğini gösteren kayıt dosyada görülemiyor” şeklinde ifade edin.

Raporla bir kayıt arasında fark varsa, önce farkın tam olarak nerede olduğunu belirleyin: tarih mi, miktar mı, işlem aşaması mı, yoksa kullanılan veri mi? Farkın bir nedeni olabilir; örneğin rapor başka bir dönemi veya kapsamı esas almış olabilir. Bu nedenle yalnızca “rapor hatalı” demek yerine, karşılaştırdığınız belgeleri ve aradaki uyumsuzluğu açıkça gösterin.

Dosyada kullanabileceğiniz kontrol listesi

  • Rapordaki tespitin sayfa veya bölümünü not ettim.
  • Tespitin hangi belgeye, kayda, veriye veya açıklamaya dayandığını belirledim.
  • Dayanak belgenin tarihi, düzenleyeni ve ilgili işlemle bağlantısını kontrol ettim.
  • Belgenin işlem planını mı, bir aşamasını mı, yoksa tamamlandığını mı gösterdiğini ayırdım.
  • İşlemin niteliğine göre anlamlı olabilecek diğer kayıtları aradım.
  • Tarih, kapsam, miktar ve işlem aşamasındaki farkları ayrı ayrı yazdım.
  • Dosyada bulamadığım bir kaydı, işlemin kesinlikle yapılmadığının kanıtı gibi sunmadım.
  • Açıklama bekleyen noktaları, hangi belge veya bilginin eksik olduğunu belirterek ifade ettim.

Eksik veya çelişkili noktaları nasıl soruya dönüştürürsünüz?

Rapordaki eksik ve çelişkili noktalar için hazırlanan soruların gözden geçirilmesi
Fotoğraf: DS stories / Pexels

Açıklama ihtiyacını genel bir itiraz cümlesiyle bırakmak yerine, rapordaki tespit ile elinizdeki kayıt arasındaki farkı ve yanıtlanmasını istediğiniz noktayı birlikte yazın.

  1. Dayanağı sorun

    “Rapordaki teslim tespiti hangi belge veya kayda dayanıyor? Bu dayanak raporun hangi bölümünde değerlendirilmiş?” gibi, belirli tespitle bağlantılı bir soru kurun.

  2. Tarih veya kapsam farkını gösterin

    “Raporda belirtilen tarih ile kayıt üzerindeki tarih farklı. Değerlendirmede hangi tarih esas alındı?” diyerek iki bilgiyi de belirtin. Farklı tarihlerin farklı işlemlere ait olma ihtimalini de göz önünde bulundurun.

  3. Eksik inceleme ihtiyacını açıklayın

    Raporda anılmayan belirli bir kayıt varsa, kaydın ne olduğunu, hangi iddiayla ilgili bulunduğunu ve incelenmesinin hangi belirsizliği giderebileceğini yazın. Kaydın dosyada bulunmadığını, elinizde olmadığı için başka yerde bulunamayacağını ileri sürmeden ifade edin.

  4. Kullandığınız belgeleri tanımlayın

    Belge adı, tarihi ve varsa işlem numarası gibi ayırt edici bilgileri belirtin. Belgenin rapordaki hangi tespitle karşılaştırıldığını gösterin; belge içeriğini olduğundan daha geniş bir sonuca dayanak yapmayın.

Dosyanın bütününe bakın

Birden fazla belgeyi birlikte değerlendiren dosya analizi: kronoloji, eksik belgeler, çelişkiler ve süreler, her biri kaynağa bağlı.

Dosya analizini inceleyin

Etiketler