Rehber · Dosya takibi
Bilirkişi ek raporundan dosya takvimine hangi bilgiler aktarılmalı?
Bilirkişi ek raporundaki her tarihi yasal süre veya kesin son gün olarak takvime kaydetmeyin. Tarihin neyi anlattığını, hangi kayıtta yer aldığını ve yapılması gereken bir işlem olup olmadığını ayrı ayrı kontrol edin. Raporun dosyaya eklenme tarihiyle size bildirildiği tarih farklı olabilir; bildirim kaydını ve dosyadaki diğer ilgili belgeleri ayrıca inceleyin. Emin olmadığınız bir süreyi kesin son gün gibi işaretlemek yerine kaynağıyla birlikte “doğrulanacak” olarak kaydedin.
Rapordaki her tarih yasal süre midir?
Hayır. Bir tarihin raporda geçmesi, tek başına o tarihin yasal süreyi başlattığını veya mahkemenin kesin bir son gün belirlediğini göstermez. Tarih; geçmişte gerçekleşen bir olayı, raporun düzenlendiği zamanı, dosyaya eklenme bilgisini, bir belgeye ait dönemi ya da yapılması düşünülen bir işlemi anlatıyor olabilir.
Örneğin raporda “inceleme tarihi” veya “belge tarihi” yazıyorsa, bunu kendiliğinden cevap verme ya da itiraz etme son günü olarak kaydetmeyin. Önce başlığın ve cümlenin neyi anlattığını, ardından aynı bilgi için dosyada başka bir kayıt bulunup bulunmadığını kontrol edin.
Temsili örnek: Ek raporun üzerinde bir düzenlenme tarihi, elektronik dosya kaydında ise dosyaya eklenme tarihi bulunabilir. Bunlar, raporun size hangi tarihte bildirildiğini tek başına göstermeyebilir. Dosya takviminde her tarihi kendi adıyla ve kaynağıyla tutun.
Ek raporu takvime aktarmadan önce neyi kontrol etmelisiniz?
Raporu ve dosyada görünen ilgili kayıtları birlikte inceleyin. Bir tarihi takvime eklerken yalnızca günü değil, o tarihin hangi olaya ait olduğunu ve bilgiyi nereden aldığınızı da yazın.
-
Tarihin anlamını belirleyin
Tarihin yanındaki başlığı ve cümleyi okuyun. Bunun raporun düzenlenme tarihi mi, geçmiş bir olayın tarihi mi, belge dönemi mi yoksa yapılması gereken bir işle bağlantılı tarih mi olduğunu not edin.
-
Raporun dosya ve bildirim kayıtlarını ayırın
Raporun üzerindeki tarihi, dosyada göründüğü tarihi ve size bildirim yapıldığını gösteren kaydı ayrı ayrı kontrol edin. Bu bilgilerden birini diğerinin yerine kullanmayın. Ekranda görünmeyen bir kaydın bulunmadığı sonucuna yalnızca bu nedenle varmayın.
-
İşlem gerekip gerekmediğini bulun
Raporda sizden veya başka bir kişiden belge, açıklama ya da işlem istenip istenmediğine bakın. Bir talep veya öneri gördüğünüzde bunu kendiliğinden mahkemenin verdiği kesin bir talimat ya da süre olarak nitelendirmeyin; dosyadaki dayanağını ayrıca doğrulayın.
-
Kaynak ve doğrulama durumunu kaydedin
Takvim notuna bilginin hangi belge veya kayıttan alındığını ekleyin. Tarih ya da sürenin niteliği net değilse “doğrulanacak” yazın ve hangi kaydın incelenmesi gerektiğini belirtin.
-
Hatırlatmayı son gün gibi göstermeyin
Kendi planlamanız için oluşturduğunuz hatırlatmayı “kişisel hatırlatma” olarak işaretleyin. Bu kayıt, dosyadaki bildirim veya mahkemece belirlenmiş bir süre hakkında doğrulama yerine geçmez.
Dosya takviminde hangi bilgileri ayrı tutmalısınız?
Kayıtları birbirine karıştırmamak için şu ayrımı kullanabilirsiniz:
- Geçmiş olay: Raporda anılan inceleme, ölçüm veya belge tarihleri. Bunları olayın adıyla kaydedin; gelecekte yapılacak iş gibi göstermeyin.
- Rapor bilgisi: Raporun üzerinde yazan düzenlenme tarihi ve rapora ait eklerin bilgileri. Bunlar, bildirim tarihini kendiliğinden doğrulamaz.
- Dosya kaydı: Raporun dosyaya eklendiğini gösteren kayıt. Kaydın nerede göründüğünü ve hangi tarihte kontrol ettiğinizi not edin.
- Bildirim bilgisi: Size raporun iletildiğini gösteren kayıt. Bildirim tarihi görünmüyorsa veya hangi kaydın esas alınacağı belirsizse bunu kesin tarih gibi yazmayın.
- Yapılacak iş: Belge toplama, dosyadaki kayıtları kontrol etme veya bir uzmana danışma gibi hazırlık adımları. Bunların yanına, varsa dayanak belgeyi ve henüz yanıtlanmamış soruyu ekleyin.
- Kişisel hatırlatma: Takip amacıyla kendi belirlediğiniz kontrol günü. Bunun bir yasal süre olmadığını açıkça işaretleyin.
Bir kayıt için tarih, açıklama, kaynak ve durum alanları açmak işe yarar. Örneğin “bildirim tarihi — dosyadaki bildirim kaydı kontrol edilecek — henüz doğrulanmadı” şeklinde not düşebilirsiniz.
Takvim kaydınızı şu listeyle kontrol edin
- Raporun tamamını ve varsa eklerini inceledim.
- Her tarihi, neyi anlattığını belirterek kaydettim.
- Raporun üzerindeki tarihi dosyaya eklenme ve bildirim kayıtlarından ayrı tuttum.
- Takvime yazdığım işlem veya son gün için dayanak olan belgeyi belirttim.
- Doğrulayamadığım tarihleri kesin son gün gibi göstermedim.
- Kişisel hatırlatmaları yasal sürelerden ayrı işaretledim.
- Süre doğurabilecek bir işlem ihtimali varsa, işlem türünü ve başlangıç olayını somut dosya kayıtlarıyla birlikte kontrol etmek üzere not ettim.
Süre ihtimali varsa hangi bilgileri doğrulatmalı?
Ek raporla bağlantılı bir işlem yapmanız gerekebileceğini düşünüyorsanız, yalnızca rapordaki tarihe bakarak son gün hesabı yapmayın. Önce yapılması beklenen işlemin ne olduğunu, sürenin hangi olayla başlayabileceğini ve bu olaya ilişkin hangi dosya kaydının bulunduğunu belirleyin. Raporun dosyaya eklenme tarihiyle size bildirildiği tarih aynı olmayabileceğinden, bildirim kaydını ayrıca kontrol edin.
Kaynaklarda somut dosyaya uygulanabilecek süre kuralları yer almadığı için burada herhangi bir yasal süre veya son gün doğrulanamıyor. Dosya kayıtları eksik ya da birbiriyle uyumsuzsa veya süre kaçırılması önemli sonuç doğurabilecekse, raporun tamamı ve bildirim kayıtlarıyla birlikte bir hukukçudan somut değerlendirme alın. Görüşme öncesinde “Hangi işlem gündemde?”, “Süre hangi olaydan başlıyor?” ve “Bu olayı gösteren dosya kaydı hangisi?” sorularını hazırlayın.
Dosyanın bütününe bakın
Birden fazla belgeyi birlikte değerlendiren dosya analizi: kronoloji, eksik belgeler, çelişkiler ve süreler, her biri kaynağa bağlı.