Rehber · Belgeler
Bilirkişi raporundaki kişisel veriler paylaşmadan önce nasıl gizlenir?
Bilirkişi raporunu paylaşmadan önce, kimliği doğrudan gösteren bilgileri ve kişiyi dolaylı olarak tanıtabilen ayrıntıları belirleyin; paylaşım için gerekli değilse bunları raporun bir kopyasında geri getirilemeyecek şekilde maskeleyin. Yalnızca sayfanın üstüne siyah şekil koymak yeterli olmayabilir: kapatılan metin kopyalanabilir, aranabilir veya başka bir araçla görünür hâle gelebilir. Metni, ekleri, görselleri ve dosya özelliklerini ayrı ayrı kontrol edin; mahkemeye ya da resmî makama sunulacak nüshanın gerekliliklerini ise paylaşım kopyasından ayrı değerlendirin.
Hangi bilgileri kontrol etmelisiniz?
Ad, soyad, telefon, e-posta, açık adres, imza veya kimlik numarası gibi bilgiler bir kişiyi doğrudan tanıtabilir. Dosya numarası tek başına kişiyi tanıtmayabilir; ancak raporun başka bölümleriyle veya eklerle bir araya geldiğinde kişinin tanınmasını kolaylaştırabilir.
Raporun konusu, bazı ayrıntıların anlaşılması için önemli olabilir. Örneğin bir sağlık değerlendirmesinde tanı veya muayene bilgilerini gelişigüzel çıkarmak raporun ne anlattığını belirsizleştirebilir. Bu nedenle her bilgiyi otomatik olarak silmek yerine, kime, hangi amaçla ve hangi nüshayı göndereceğinizi düşünün. Alıcının raporu değerlendirmesi için gerekmeyen tanımlayıcıları azaltın; anlamı etkileyebilecek bir bilgiyi gizlemeden önce somut kullanım amacını kontrol edin.
Temsili örnek: Bir uzmana yalnızca raporun yöntemini inceletmek istiyorsanız, kişinin adını ve iletişim bilgisini paylaşmanız gerekmeyebilir. Ancak olay tarihi veya inceleme konusu, raporun anlaşılması için gerekli olabilir. Bu örnek, belirli bir dosyada hangi bilginin çıkarılacağını kesinleştirmez.
Raporu güvenli biçimde nasıl maskeleyebilirsiniz?
Maskeleme işlemini asıl raporda değil, paylaşmak üzere hazırladığınız ayrı bir kopyada yapın. Kullandığınız programın özellikleri değişebileceğinden, işlemin gerçekten geri döndürülemediğini son aşamada sınayın.
-
Ayrı bir çalışma kopyası oluşturun
Asıl dosyayı değiştirmeden saklayın ve paylaşım için yeni bir kopya açın. Dosya adını da kontrol edin; adın içinde kişi, kurum veya dosyayla ilgili gereksiz tanımlayıcılar bulunabilir.
-
Belgenin tamamını tarayın
Ana metnin yanı sıra ekleri, tabloları, dipnotları, sayfa üstü ve altındaki bilgileri, taranmış sayfaları ve görselleri inceleyin. Fotoğraf, ekran görüntüsü, el yazısı, imza, plaka veya konum bilgisi de kişiyi tanıtmaya yarayabilir.
-
Geri döndürülemez maskeleme kullanın
Programda gerçek redaksiyon veya kalıcı maskeleme işlevi varsa bunu kullanın. Yalnızca siyah şekil, vurgu ya da metin kutusu eklemek veriyi silmeyebilir; alttaki yazı dosyada kalabilir. Kalıcı işlev yoksa, maskelemenin geri getirilemediğini doğrulayabildiğiniz bir yöntem kullanın ve oluşan kopyanın okunabilirliğini ayrıca kontrol edin.
-
Yeni dosyayı ve özelliklerini kontrol edin
-
Son testleri yapın
Maskelediğiniz ifadeleri dosyada arayın; metni seçip kopyalayarak boş bir belgeye yapıştırın. Sayfaları büyütüp küçülterek ve ekleri açarak kapatılan bilginin görünmediğini kontrol edin. Bu testler yararlı olsa da tek başına her dosyada verinin kesin biçimde silindiğini kanıtlamaz.
Siyah kutu eklemek neden yeterli olmayabilir?
Sayfanın üstüne eklenen şekil, bazı dosyalarda yalnızca görüntü katmanı olarak durur; alttaki metin dosyada kalabilir. Bu durumda alıcı metni seçip kopyalayabilir, arama yapabilir veya farklı bir programda açınca kapatılmış bilgiyi görebilir. Ekran görüntüsü almak ya da sayfayı görüntüye dönüştürmek de her durumda güvenli olduğu anlamına gelmez; çözünürlük, okunabilirlik ve dosyada kalan başka bilgiler ayrıca önem taşır.
Bu nedenle siyah alanın görünmesine değil, altındaki bilginin gerçekten çıkarılmış olmasına odaklanın. Maskelemeden sonra dosyayı kapatıp yeniden açın, metin arama ve kopyalama testlerini uygulayın, sayfaları görsel olarak inceleyin. Testler başarısızsa dosyayı göndermeyin; başka bir yöntemle yeni bir paylaşım kopyası hazırlayın.
Paylaşmadan önce son kontrol
- Göndereceğiniz dosyanın asıl belge değil, paylaşım için hazırlanmış kopya olduğunu doğrulayın.
- Tüm sayfaları, ekleri, tabloları, görselleri ve taranmış bölümleri gözden geçirin.
- Kimlik, iletişim, adres, imza ve kişiyi dolaylı olarak tanıtabilecek ayrıntıları değerlendirin.
- Maskelemenin altındaki metnin seçilemediğini, aranamadığını ve kopyalanamadığını sınayın.
- Dosyayı kapatıp yeniden açın; sayfa görünümünü ve dosya özelliklerini yeniden kontrol edin.
- Raporun anlaşılması için gerekli bilgilerin yanlışlıkla çıkarılmadığını kontrol edin.
- Gönderilecek nüshanın doğru alıcıya gittiğini ve e-posta ekinin doğru dosya olduğunu doğrulayın.
Resmî makama sunulacak nüsha farklı olabilir
Bir avukata, kuruma veya başka bir kişiye inceleme amacıyla gönderilen kopyayla mahkemeye ya da resmî makama sunulan nüshanın ihtiyaçları aynı olmayabilir. Hangi bilgilerin sunulması gerektiği; dosyanın içeriğine, işlemin niteliğine ve alıcının talebine bağlıdır. Bu nedenle paylaşım kopyasında yaptığınız maskelemenin asıl belgeyi değiştirmemesine dikkat edin ve resmî sunum için hangi bilgilerin gerekli olduğunu ayrıca kontrol edin.
Raporda sağlık bilgileri gibi hassas içerikler veya uyuşmazlığın özünü etkileyebilecek ayrıntılar varsa, neyin gizleneceğini yalnızca genel bir kontrol listesine göre belirlemeyin. Bu durumda raporun tamamını, alıcının amacını ve gönderim biçimini birlikte değerlendirebilecek bir hukuk uzmanına danışmak yararlı olabilir. Bu rehber, belirli bir paylaşımın hukuka uygunluğu konusunda garanti vermez.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.