Rehber · Belge analizi
Büyük PDF dosyaları analize nasıl hazırlanır?
Büyük bir PDF’yi analize hazırlamak için önce dosyanın değişmemiş bir kopyasını saklayın; ardından sayfa aralıklarını belirleyip parçaları sırayla oluşturun. Her parçayı açarak sayfa sırasını, okunabilirliği ve belge eklerinin bütünlüğünü kontrol edin. Taranmış sayfalarda metin araması çalışmıyorsa OCR gerekebilir; OCR ile elde edilen metni de görüntüyle karşılaştırın. Yükleme yapacağınız aracın dosya sınırını ve veri işleme koşullarını önceden inceleyin.
Bölmeden önce neleri belirlemelisiniz?
Önce asıl PDF’nin değişmeden kalacağı bir kopya oluşturun. Bölme işlemini bu kopyada yapın; böylece parçalarda eksik veya hatalı sayfa fark ederseniz kaynağa geri dönebilirsiniz.
Dosyanın toplam sayfa sayısını ve varsa içindekiler bölümündeki başlıkları not edin. Ekler, devam sayfaları, yazışma zincirleri veya aynı konuya bağlı kayıtlar birlikte kalması gereken bir bütün oluşturabilir. Bu nedenle aralıkları yalnızca eşit sayıda sayfa olacak şekilde belirlemeyin.
Sayfa sayısı tek başına parça boyutunu göstermez. Büyük taranmış görseller içeren birkaç sayfa, metin ağırlıklı daha uzun bir bölümden daha fazla yer kaplayabilir. Yükleme yapacağınız aracın güncel dosya sınırını kontrol edin; uygun aralıkları hem dosya boyutuna hem de belge bütünlüğüne göre belirleyin.
PDF’yi sayfa aralıklarına göre nasıl bölersiniz?
Bölme yöntemi kullandığınız programa göre değişebilir. Genel olarak sayfa aralığı seçme ve seçilen sayfaları ayrı bir PDF olarak kaydetme işlevlerini kullanabilirsiniz.
-
Özgün dosyanın kopyasını oluşturun
Asıl dosyayı ayrı bir konumda saklayın. Kopyanın dosya adında “çalışma kopyası” gibi ayırt edici bir ifade kullanabilirsiniz.
-
Sayfa aralıklarını planlayın
Başlangıç ve bitiş sayfalarını, belgedeki konu geçişlerini ve eklerin konumunu dikkate alarak yazın. Bir ek, kapak sayfası veya devam kaydı başka bir parçaya düşecekse bu bağlantıyı not edin.
-
Her aralığı ayrı dosya olarak kaydedin
Programın sayfa seçme veya PDF bölme işlevini kullanın. Kaydetmeden önce seçili aralığın doğru olduğuna bakın; aralığın sayfa numaralarının PDF görüntüleyicideki numaralarla aynı olmayabileceğini unutmayın. Belgenin üzerinde basılı sayfa numarası varsa onu da ayrı kontrol edin.
-
Parçaları açıp karşılaştırın
Her yeni dosyayı açın. İlk ve son sayfayı, aradaki sayfaların sırasını ve parçaların sayfa sayıları toplamının ana dosyanın sayfa sayısına eşit olup olmadığını kontrol edin. Boş, yinelenmiş veya eksik sayfa olup olmadığına bakın.
Taranmış sayfalarda OCR gerekli mi?
PDF’deki yazıları seçemiyor veya arama işleviyle bulamıyorsanız dosya, metin yerine sayfa görüntülerinden oluşuyor olabilir. OCR, görüntüdeki yazıları bilgisayarın arayabileceği metne dönüştürmeye yarar; ancak hatasız sonuç garantilemez.
OCR uygulandıktan sonra özellikle küçük puntoyu, el yazısını, damgaları, tabloları ve eğik ya da soluk taramaları sayfa görüntüsüyle karşılaştırın. Tarih, tutar, isim veya belge numarası gibi önemli bilgilerin yanlış tanınmadığını kontrol edin. Görüntü kalitesi düşükse ya da sayfa kesilmişse OCR metni eksik veya hatalı olabilir.
PDF’yi bölmek, metni aranabilir hâle getirmez. OCR metni eklenmiş olsa bile, asıl sayfa görüntüsünün de parçada bulunduğunu ve okunabildiğini doğrulayın.
Parçaları nasıl adlandırıp sıralamalısınız?
Dosya adları, yükleme veya inceleme sırasında parçaların hangi sırayla açılacağını anlaşılır kılmalıdır.
-
Sıralı numara ekleyin
Dosya adının başına “01”, “02”, “03” gibi numaralar koyun. Böylece dosyalar alfabetik sıralandığında da beklenen sırada görünür.
-
Sayfa aralığını belirtin
Örneğin “Dosya_01_sayfa_001-025.pdf” gibi bir ad, parçanın sırasını ve kapsadığı aralığı gösterir. Sayfa aralığının PDF’deki sayfa sırasına göre mi yoksa belgenin basılı numaralarına göre mi verildiğini kendi notunuzda açıkça belirtin.
-
Parçaları bir listeyle eşleştirin
Her dosyanın adını, kapsadığı sayfa aralığını ve varsa içindeki ek veya belge başlığını kısa bir listede tutun. Belge bütünlüğü nedeniyle iki parçanın birlikte değerlendirilmesi gerekiyorsa bunu da not edin.
Yüklemeden önce kontrol listesi
- Asıl PDF’nin değişmemiş bir kopyası ayrı yerde duruyor mu?
- Parçaların sayfa aralıkları planlanan sırayla eşleşiyor mu?
- Ekler, devam sayfaları ve bağlantılı kayıtlar farkında olmadan ayrılmış mı?
- Her parça açılıyor mu; boş, yinelenmiş, eksik veya ters sırada sayfa var mı?
- Taranmış sayfalarda metin aranabiliyor mu; gerekiyorsa OCR sonucu görüntüyle karşılaştırıldı mı?
- Dosyaların boyutu, kullanacağınız aracın güncel yükleme sınırına uygun mu?
- Dosya adları sıralamayı ve sayfa aralıklarını anlaşılır biçimde gösteriyor mu?
- Paylaşılması gerekmeyen kişisel veya gizli bilgiler var mı?
- Yükleme yapacağınız aracın dosyaları saklama ve işleme koşullarını incelediniz mi?
- Yükleme sırasında tüm parçaların eklendiğini ve doğru sırada bulunduğunu doğruladınız mı?
Kişisel bilgileri ve belge bütünlüğünü koruyun
Dosyada kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, hesap bilgileri veya paylaşılması gerekmeyen başka içerikler bulunabilir. Çevrim içi bir araca yüklemeden önce hangi bilgilerin gerekli olduğunu değerlendirin; gereksiz bilgileri paylaşmamayı tercih edebilirsiniz. Bilgileri çıkarmak için kullandığınız yöntemin, bilgileri yalnızca görünmez hâle getirmediğini ve metin ya da bilginin dosyada erişilebilir kalmadığını ayrıca kontrol edin.
Aracın verileri ne kadar süre tuttuğu, nasıl işlediği veya kimlerle paylaşabildiği hizmete göre değişebilir. Yüklemeden önce ilgili aracın güncel koşullarını inceleyin. Bu rehber dosyanın teknik olarak hazırlanmasına ilişkindir; PDF içeriğinin hukuki anlamını veya bir uyuşmazlıktaki delil değerini belirlemez.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.