Rehber · Dava süreci

Dava sürecinde yapılan görüşmeler nasıl not edilir?

Davanızla ilgili görüşmeleri, her görüşme için ayrı bir kayıt açıp tarihini, katılımcıları, konuşulan konuları, alınan kararları ve takip edilecek işleri yazarak düzenleyebilirsiniz. Notu görüşme sırasında veya hemen sonrasında tutun; sonradan yazıyorsanız hatırladıklarınızı ve emin olmadığınız ayrıntıları açıkça belirtin. Kişisel notlarınızı mahkeme dosyasındaki resmî kayıtlarla karıştırmayın; gerekli olduğunda resmî belgeleri ayrıca kontrol edin.

Bir kişinin masa başında görüşme notlarını düzenlemesi

Hukuk Dosyam Editör Ekibi Yayın tarihi

Her görüşme için hangi bilgileri yazmalısınız?

Notun başına görüşmenin tarihini ve yaklaşık saatini, katılan kişileri ve görüşmenin nasıl yapıldığını (örneğin telefonla, yüz yüze veya çevrim içi) ekleyin. Ardından konuşulan konuyu ve üzerinde durulan önemli noktaları kısa, anlaşılır cümlelerle kaydedin.

Görüşmede bir karar alındıysa bunu, yalnızca bir öneri veya olasılık konuşulduysa da bu ayrımı belirterek yazın. Her iş için kimin ne yapacağını ve konuşmada belirtilmişse ne zamana kadar yapacağını kaydedin. Bir tarih veya sorumlu kişi kararlaştırılmadıysa bunu tahmin ederek tamamlamayın.

Temsili örnek: “12 Mayıs, telefon görüşmesi. Katılanlar: ben ve avukatım. Konu: dosyaya sunulacak belgeler. Konuşulan: gider belgelerinin gözden geçirilmesi. Takip işi: Belgeleri ayırıp avukatıma ileteceğim; teslim tarihi konuşulmadı.” Bu örnek bir dava veya kişi hakkında bilgi vermez; yalnızca not düzenini gösterir.

Notlarınızı nasıl düzenli tutabilirsiniz?

Görüşme kayıtlarını ayrı başlıklar altında düzenleyen kişi

Aşağıdaki düzen, görüşme notlarını sonradan bulmayı ve konuşulanlarla yapılacak işleri birbirinden ayırmayı kolaylaştırır.

  1. Her görüşmeye ayrı kayıt açın

    Notları tek bir uzun metinde biriktirmek yerine, her görüşme için yeni bir kayıt oluşturun. Dosyanızla bağlantısını kurabilmek için kayda kısa bir konu adı ekleyin.

  2. Konuşulanı ve kendi değerlendirmenizi ayırın

    Karşı tarafın veya başka bir kişinin söylediği sözleri kendi yorumunuzla aynı cümlede birleştirmeyin. Gerekirse “söylenen” ve “benim notum” gibi ayrı başlıklar kullanın. Birebir alıntı olduğundan emin değilseniz sözleri tırnak içinde kesin alıntı gibi göstermeyin.

  3. Takip işlerini ayrıca listeleyin

    Görüşmede yapılması kararlaştırılan işleri, henüz netleşmeyen konulardan ayrı tutun. Her işin yanına sorumlu kişiyi ve yalnızca açıkça belirtilmişse hedef tarihi yazın.

  4. İlgili belge ve mesajları işaretleyin

    Görüşmede belirli bir e-posta, belge veya mesaj anıldıysa, notta onun tarihini ya da kolayca bulunmasını sağlayacak dosya adını belirtin. Ekli belgeyi görmeden içeriğini notta kesinleşmiş bilgi gibi aktarmayın.

Sonradan tuttuğunuz veya eksik kalan notları nasıl belirtmelisiniz?

Tarih ve hatırlama notu eklenmiş görüşme kaydı

Görüşme sırasında not alamadıysanız, kaydı sonradan oluşturduğunuz tarihi de yazın. Örneğin, “Görüşme 12 Mayıs’ta yapıldı; bu not 14 Mayıs’ta, hatırladıklarıma dayanarak yazıldı” diyebilirsiniz. Böylece görüşmenin tarihiyle notun yazıldığı tarih birbirine karışmaz.

Emin olmadığınız bir isim, tarih veya ifade varsa boşluğu tahminle doldurmayın. “Tarihinden emin değilim” ya da “ifadenin tam şeklini hatırlamıyorum” gibi bir açıklama ekleyin. Sonradan bir belgeyle kontrol ettiğiniz bilgiyi, hangi belgeye bakarak düzelttiğinizi ve düzeltme tarihini not edin; önceki kaydı sessizce değiştirmeyin.

Kişisel notlar resmî dosya kayıtlarının yerine geçer mi?

Kişisel not defteri ile resmî dosya belgelerini ayrı tutan kişi

Kişisel görüşme notu, mahkeme tutanağı veya mahkeme dosyasındaki bir belgeyle aynı kayıt türü değildir. Notlarınızı kendi hatırladıklarınızı ve takip etmeniz gereken işleri düzenlemek için kullanın; resmî dosyada ne bulunduğunu anlamak için ilgili dosya kayıtlarını ve belgeleri ayrıca kontrol edin.

Bir görüşme notunda bir bilginin bulunması, o bilginin resmî dosya kayıtlarında da yer aldığı anlamına gelmez. Bu rehberdeki kaynaklar, görüşme notlarının davada kullanılıp kullanılamayacağını değerlendirmeye yeterli değildir.

Notları ve görüşme kayıtlarını güvenli biçimde nasıl saklayabilirsiniz?

Dosyalarını düzenli ve erişimi sınırlı bir yerde saklayan kişi

Notları, ilgili dava veya konuya göre adlandırılmış bir dosyada saklayın. Elektronik kayıt kullanıyorsanız dosya adında tarih ve kısa konu bulunması aramayı kolaylaştırabilir; örneğin “2026-05-12-belge-görüşmesi”. Kâğıt notları da ilgili evraklarla birlikte, ancak onlardan ayırt edilebilir biçimde tutabilirsiniz.

Dava notları başkalarına ait kişisel bilgiler içerebilir. Bu nedenle dosyalara erişimi ihtiyacı olan kişilerle sınırlayın ve hassas bilgileri gereksiz yere farklı yerlere kopyalamayın. Ses veya görüntü kaydı almanın hukuka uygunluğu hakkında, bu rehberdeki kaynaklara dayanarak kesin bir değerlendirme yapılamaz.

Notu tamamlamadan önce kontrol edin

  • Görüşmenin tarihi ile notu yazdığım tarih ayrı ayrı belirtilmiş mi?
  • Katılan kişiler ve görüşme biçimi yazılmış mı?
  • Konuşulan bilgi, alınan karar ve yapılacak işler birbirinden ayrılmış mı?
  • Emin olmadığım ayrıntıları kesin bilgi gibi yazmaktan kaçınmış mıyım?
  • Belge veya mesaj anıldıysa onu bulmaya yarayacak bilgi eklemiş miyim?
  • Kişisel notu resmî dosya kaydı olarak sunmaktan kaçınmış mıyım?
  • Notu ve ilgili belgeleri kolayca bulabileceğim, erişimi uygun biçimde sınırlı bir yerde saklamış mıyım?

Etiketler