Rehber · Belge analizi
Fazla mesai alacağı dosyası yapay zekâ incelemesi için nasıl hazırlanır?
Fazla mesai uyuşmazlığında yapay zekâya sunacağınız dosyayı; bordro, çalışma kayıtları, yazışmalar ve ödemeleri ayrı ayrı düzenleyip tarih ve kaynak bilgileriyle açıklayarak hazırlayın. Kayıtlar arasındaki farkları düzeltmeyin; ayrı bir notta gösterin. Paylaşmadan önce inceleme için gerekmeyen kişisel bilgileri ayıklayın ve yapay zekâdan kesin hukuki sonuç değil, belgeleri sınıflandırma ve tutarsızlıkları belirleme desteği isteyin.
Yapay zekâ incelemesine ne sunmalısınız?
İnceleme için elinizdeki kayıtları konuya göre gruplandırın. Dosyanın amacını ve çalışma dönemini kısaca açıklayın; her belgenin nereden geldiğini ve hangi tarihi kapsadığını belirtin. Böylece yapay zekâ, bir bordroyu çalışma çizelgesiyle veya bir mesajı ilgili günün kaydıyla karşılaştırabilir.
Dosyanızda bulunabilecek belgeler şunlardır:
- İş ilişkisini ve çalışma düzenini gösterenler: İş sözleşmesi, görev veya vardiya çizelgeleri, çalışma düzenindeki değişiklikleri açıklayan belgeler.
- Çalışma saatlerine ilişkin kayıtlar: Giriş-çıkış kayıtları, puantaj veya çalışma çizelgeleri, varsa vardiya değişikliği kayıtları.
- Ücret ve ödeme belgeleri: Ücret bordroları, ücret hesap pusulaları ve ilgili ödeme kayıtları.
- İletişim kayıtları: Fazla çalışma talebi, çalışma saatleri veya sonradan yapılan düzeltmelerle ilgili iş yazışmaları ve mesajlar.
Her belge tek başına fazla çalışma yapıldığını ya da belirli bir tutarın ödenmediğini göstermez. Belgeleri birlikte incelemek için sunun; hangi sonuca varılacağını peşinen kabul eden açıklamalar eklemeyin.
Belgeleri nasıl düzenlemelisiniz?
Dosyaları, başka bir kişinin de hangi belgenin hangi döneme ait olduğunu anlayabileceği şekilde adlandırın. Bir belgenin içeriğini değiştirmeden çalışma kopyası hazırlayın; asıl dosyaları ayrıca saklayın.
-
Belgeleri gruplandırın
“Bordrolar”, “Çalışma kayıtları”, “Yazışmalar” ve “Ödemeler” gibi klasörler oluşturun. Bir belge birden fazla konuyla ilgiliyse, ana kopyasını tek yerde tutup diğer klasörde ona işaret eden bir not kullanabilirsiniz.
-
Tarih ve kaynağı belirtin
Dosya adına mümkünse tarih aralığını ve kayıt türünü yazın. Örneğin: “2025-03 bordro” veya “2025-03-12 giriş-çıkış kaydı”. Tarih dosyada açık değilse tahmin yürütmeyin; açıklama notunda “tarih belgeden anlaşılmıyor” deyin.
-
Kısa bir dosya listesi ekleyin
Her satıra dosya adını, kapsadığı dönemi, kaynağını ve sizin notunuzu yazın. “İşveren portalından indirildi” veya “kişisel e-posta kutusundaki yazışma” gibi kaynak açıklamaları, belgenin nereden geldiğini takip etmeyi kolaylaştırır.
-
Eksikleri ve uyumsuzlukları ayrı gösterin
Örneğin aynı gün için çizelgede farklı saatler görünüyorsa iki kaydı da olduğu gibi bırakın. Bir notta hangi belgelerin çeliştiğini belirtin; saati, tarihi veya tutarı kendiniz eşitlemeyin. Bir belge elinizde yoksa “dosyada mevcut değil” deyin; bu ifade, kaydın hiçbir sistemde bulunmadığını kanıtlamaz.
-
Asılları koruyun
Düzenleme, isim değiştirme veya kişisel bilgileri gizleme işlemlerini paylaşacağınız kopyalarda yapın. Elinizdeki asıl dosyaları değiştirmeden saklayın; böylece bir notun ya da karartmanın sonradan eklenip eklenmediği karışmaz.
Kişisel bilgileri paylaşmadan önce neyi gözden geçirmelisiniz?
İnceleme için gerekmeyen bilgileri göndermeden önce dosyalarda arayın. Kimlik numarası, açık adres, banka hesap bilgisi, kişisel telefon numarası ve üçüncü kişilerin adları buna örnek olabilir. Bir bilgi inceleme açısından gerekli görünmüyorsa, paylaşacağınız kopyada gizlemeyi değerlendirin.
Gizleme işleminin geri alınabilir olmadığını kontrol edin. Üstüne siyah şekil eklenmiş bir belge, dosyanın türüne göre alttaki yazıyı kopyalama veya başka bir yolla görünür bırakabilir. Paylaşım öncesi kopyayı açıp gizlenen alanların gerçekten okunamadığını denetleyin.
Ayrıca kullandığınız yapay zekâ hizmetinin verileri nasıl işlediğini, saklayıp saklamadığını ve yüklenen içeriklerin hangi amaçlarla kullanılabildiğini hizmetin kendi koşullarından kontrol edin. Bu koşullar hizmete göre değişebilir. İşverenin gizli bilgileri veya başkalarına ait kayıtlar varsa, yükleme yapmadan önce bunların paylaşılmasının uygun olup olmadığını ayrıca değerlendirin.
Yapay zekâya hangi soruları sormalısınız?
İsteklerinizi, yapay zekânın yapabileceği belge düzenleme ve karşılaştırma işleriyle sınırlayın. İncelemenin kapsamını, dönemini ve belirsizlikleri açıkça yazın; yanıtın hangi belgelere dayandığını göstermesini isteyin.
-
Önce belge envanteri isteyin
Örnek istek: “Yüklediğim dosyaları türüne ve tarih aralığına göre listele. Tarihi veya kaynağı belgeden anlaşılamayanları ayrıca belirt.”
-
Kayıtlar arasındaki farkları sorun
Örnek istek: “Aynı güne veya döneme ilişkin çalışma saatlerini gösteren belgeleri karşılaştır. Farkları düzeltmeden, hangi belgenin hangi saati gösterdiğini ve belge adını yaz.”
-
Eksik bilgiye dikkat çekmesini isteyin
Örnek istek: “Dosyada yanıtı bulunmayan noktaları ve karşılaştırma için eksik görünen belgeleri, kesin eksiklik iddiasında bulunmadan listele.”
-
Hesaplama veya hukuki sonuç talebini ayrı tutun
Bu rehber, fazla mesai alacağının hukuken hesaplanmasını veya talebin kabul edilip edilmeyeceğini değerlendirmez. Yapay zekâya belge özeti ya da tablo taslağı hazırlatıyorsanız, her satırın dayandığı belgeyi göstermesini ve belgeden çıkarılamayan bilgileri tahmin etmemesini isteyin.
Paylaşmadan önce kontrol listesi
- Dosyalar belge türüne ve döneme göre gruplandırıldı mı?
- Belge adlarında tarih veya tarih aralığı açıkça belirtiliyor mu?
- Her belgenin kaynağı anlaşılabiliyor mu?
- Elde bulunmayan belgeler, erişilemeyen kayıtlar ve sistemde bulunup bulunmadığı bilinmeyen kayıtlar birbirinden ayrıldı mı?
- Tarih, saat veya tutar uyumsuzlukları düzeltilmeden ayrıca not edildi mi?
- Kimlik, adres, banka bilgisi ve üçüncü kişilere ait gereksiz bilgiler paylaşılacak kopyadan çıkarıldı mı?
- Gizlenen bilgiler dosyada başka bir yolla okunamıyor mu?
- Yapay zekâya verilecek sorular, doğrulanabilir belge incelemesiyle sınırlı mı?
- Yapay zekâ hizmetinin veri işleme koşulları kontrol edildi mi?
- Asıl dosyalar, paylaşım için hazırlanan kopyalardan ayrı ve değiştirilmeden saklandı mı?
Yapay zekâ yanıtını nasıl değerlendirmelisiniz?
Yapay zekâ bir tarihi yanlış okuyabilir, iki farklı kaydı tek kayıt gibi değerlendirebilir veya belgedeki ifadeyi bağlamından koparabilir. Bu nedenle özet ve karşılaştırma sonuçlarını, adı verilen kaynak belgelerle tek tek kontrol edin. Belgeye dayanmayan bir sonuç varsa, onu dosyanızda doğrulanmış bilgi gibi kullanmayın.
Çalışma saatlerinin veya ödemelerin hesaplanması ve hukuki değerlendirme, bu belge düzenleme rehberinin kapsamı dışındadır. Hesaplama ya da hak değerlendirmesi gerekiyorsa, yapay zekânın ürettiği sonucu dayanak kayıtlarla doğrulayın; belgeler çelişiyorsa veya sonucun nasıl elde edildiği açıklanmıyorsa bu noktaları uzmanla görüşün. Uzman desteği özellikle dönem, ödeme kaydı veya çalışma saati uyuşmazlığının sonucu etkileyebileceği durumlarda önem taşır.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.