Rehber · Belge analizi
Hukuki belge paylaşmadan önce kişisel verileri nasıl kontrol etmelisiniz?
Bir dilekçe, sözleşme veya karar göndermeden önce belgenin kime ve hangi amaçla verileceğini belirleyin; amaç için gerekli olmayan kişisel bilgileri paylaşım kopyasında gizlemeyi değerlendirin. Ancak her belge için geçerli, sabit bir karartma listesi yoktur: kimlik numarası, adres, imza veya üçüncü kişilere ait bilgilerin gerekli olup olmadığı somut işleme bağlıdır. Belgedeki bilgilerin işlenmesi ve başka bir alıcıya aktarılması için hukuki şartların bulunup bulunmadığını da kontrol edin. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4, m.5 ve m.8)
Önce paylaşımın amacını ve alıcısını belirleyin
Belgeyi göndermeden önce şu iki soruya yanıt verin: Alıcı kim ve belgeyi hangi işlem için istiyor? Örneğin, bir avukata dosya hakkında görüş almak için gönderilen belgeyle bir kuruma belirli bir başvuru için sunulan belge aynı bilgileri gerektirmeyebilir.
Kişisel verilerin işlenmesinde amaç belirli, açık ve meşru olmalı; veriler amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü tutulmalıdır. Bu nedenle belgedeki her bilginin paylaşım amacıyla ilişkisini ayrı ayrı değerlendirin. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4)
Bir kişisel veriyi paylaşmak, onu başka bir alıcıya aktarmaktır. Kişisel veriler kural olarak açık rıza olmadan aktarılamaz; ancak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.5’te sayılan işleme şartlarından biri varsa veya m.6’daki şartlar özel nitelikli veriler bakımından karşılanıyorsa, m.8’deki koşullar çerçevesinde açık rıza olmadan aktarım mümkün olabilir. Alıcının avukat, kurum ya da tanıdık olması tek başına paylaşımın hukuka uygun olduğunu göstermez; somut dayanağın ve amacın kontrol edilmesi gerekir. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.5, m.6 ve m.8)
Belgede hangi bilgileri özellikle gözden geçirmelisiniz?
Belgeyi baştan sona okuyun. Yalnızca ana metne değil; eklerine, ekran görüntülerine, yazışma alıntılarına ve sayfa kenarlarında görünen bilgilere de bakın. Ad-soyad, iletişim bilgileri, kimlik numarası, adres ve imza gibi bilgilerin paylaşım amacı için gerekli olup olmadığını kontrol edin. Üçüncü kişilere ait bilgiler de aynı incelemeye dâhildir.
Sağlık, biyometrik ve genetik veriler ile siyasi düşünce, dini inanç, sendika üyeliği ve ceza mahkûmiyetiyle ilgili veriler kanunda özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır. Böyle bir bilgi varsa, yalnızca belgeden çıkarılıp çıkarılamayacağını değil, paylaşım için gerekli şartların ve yeterli önlemlerin bulunup bulunmadığını da değerlendirin. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6)
Kimlik numarasını, adresi veya imzayı her durumda gizlemek ya da her durumda açık bırakmak gerektiği söylenemez. Örneğin, alıcı belirli bir bilgiyi dosya işlemi için istiyorsa bu bilginin gerekliliğini alıcıyla ve işlemin amacıyla karşılaştırın. Gerekliliği net değilse, belgeyi göndermeden önce hangi bilgilerin zorunlu olduğunu sorun.
Paylaşım kopyasını gönderime hazırlayın
Aşağıdaki sıra, gereksiz bilgi paylaşma riskini azaltmaya yardımcı olur. Karartma, alıcının işlem için ihtiyaç duyduğu bilgileri de ortadan kaldırmamalıdır.
-
Belgenin kullanım amacını yazın
Belgenin hangi başvuru, danışma veya işlem için gönderileceğini belirleyin. Alıcıdan istenen belge türünü ve gerekli bilgileri netleştirin.
-
Gerekli ve gereksiz bilgileri ayırın
Belgedeki kişisel bilgileri tek tek gözden geçirin. Amaçla ilgisi olmayan bilgileri paylaşım kopyasında gizlemeyi değerlendirin; işlem için gerekli olabilecek bilgileri gelişigüzel silmeyin.
-
Karartmanın gerçekten uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin
Karartılmış alanın yalnızca üstünün kapatılmadığını, gizlenen metnin kopyalama veya metin arama yoluyla görünür kalmadığını kontrol edin. Bu teknik kontrolün nasıl yapılacağı kullanılan uygulamaya bağlıdır.
-
Ekleri ve dosya bilgilerini inceleyin
Ekran görüntülerinde, eklerde, yorumlarda ve belge özelliklerinde paylaşmak istemediğiniz bilgi bulunup bulunmadığına bakın. Dosya adının da gereksiz kişisel bilgi içermediğini kontrol edin.
-
Doğru kopyayı doğru alıcıya gönderin
Gönderimden önce alıcı adresini ve eklenen dosyayı yeniden kontrol edin. Gerekiyorsa paylaşım için ayrı bir kopya hazırlayın; üzerinde çalıştığınız asıl dosyayı yanlışlıkla göndermeyin.
-
Paylaşım kanalını ve erişimi gözden geçirin
Belgenin kimlerin erişebileceğini ve bağlantının başkalarına açık olup olmadığını kontrol edin. Veri sorumlusu, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.12)
Karartma her durumda doğru çözüm olmayabilir
Bir mahkemeye, kamu kurumuna veya avukata sunulacak belgedeki bazı bilgiler, yapılacak işlem için gerekli olabilir. Gerekli bilgileri silmek belgenin kullanılmasını etkileyebileceğinden, hangi alanların korunacağı somut başvuruya ve alıcının talebine göre belirlenmelidir. Kaynaklarda mahkemeye veya kuruma sunulan her belge için geçerli bir karartma listesi yer almıyor.
Belgeyi herkese açık biçimde yayımlamak, belirli bir alıcıya doğrudan göndermekle aynı paylaşım biçimi değildir. Benzer şekilde, belgenin yurt dışındaki bir alıcıya gönderilmesi ayrıca değerlendirme gerektirebilir. Bu durumlara ilişkin ayrıntılı kurallar verilen kaynaklarda bulunmadığından, burada kesin bir hukuki sonuç çıkarılamaz.
Temsili örnek: Bir kişi, bir sözleşmedeki belirli bir hüküm hakkında görüş almak için belgeyi bir uzmana gönderebilir. Görüş için gerekli hüküm korunurken, ilgisiz kişilere ait iletişim bilgilerinin paylaşım kopyasında bulunup bulunmaması ayrıca değerlendirilir. Bu örnek, her sözleşmede aynı bilgilerin gizlenmesi gerektiği anlamına gelmez.
Göndermeden önce son kontrol
- Alıcının kim olduğunu ve belgeyi hangi amaçla istediğini belirledim.
- Belgedeki her kişisel bilginin bu amaçla ilgili ve gerekli olup olmadığını kontrol ettim.
- Üçüncü kişilere ait bilgileri ve belge eklerini de gözden geçirdim.
- Özel nitelikli kişisel veri varsa, paylaşım şartlarını ayrıca değerlendirdim.
- Gizlediğim bilgilerin teknik olarak görünür veya kopyalanabilir kalmadığını kontrol ettim.
- Dosya adını, yorumları, belge özelliklerini ve ekran görüntülerini inceledim.
- Doğru dosyayı doğru alıcıya gönderdiğimi ve paylaşım erişimini kontrol ettim.
Dayanak mevzuat
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4, 5, 6, 8, 12Madde metinleri: HukukDosyam mevzuat arşivi (resmî metin).
Mevzuat değişebilir. Kendi dosyanızda hangi hükmün, hangi tarihteki hâliyle uygulanacağını dosyanın koşullarına göre bir hukuk uzmanıyla değerlendirin.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.