Rehber · Hukuki belgeler
Hukuki belgelerde metin araması nasıl kullanılır?
Hukuki bir belgede kelime veya ifade aramak için belgeyi açıp metin arama özelliğini kullanın. Bu özellik bilgisayarlarda çoğunlukla Ctrl+F, Mac bilgisayarlarda Command+F ile açılır. Sonuç çıkmazsa belge taranmış görüntülerden oluşuyor veya aradığınız ifade farklı yazılmış olabilir. Eşleşmeyi, sayfa numarasını ve çevresindeki metni belgeyi okuyarak doğrulayın.
Belgede kelime araması nasıl yapılır?
PDF’yi veya metin belgesini açın ve arama kutusunu açın. Çoğu bilgisayarda Ctrl+F, Mac bilgisayarlarda Command+F kısayolu kullanılır. Kısayol çalışmazsa kullandığınız programın menüsünde “Bul” seçeneğini veya büyüteç simgesini arayın.
Arama kutusuna belgede geçmesini beklediğiniz kelimeyi yazın. Program eşleşmeleri vurgulayabilir ve sonuçlar arasında gezinmenizi sağlayabilir. Bir dilekçede taraf adını, sözleşmede bir başlığı veya kararda belirli bir ifadeyi ararken kısa ve ayırt edici bir kelimeyle başlamak işe yarayabilir.
Birden fazla kelimeden oluşan ifadelerde arama davranışı kullanılan programa göre değişebilir: Bazı araçlar kelimeleri ayrı ayrı arar, bazılarıysa ifadeyi birlikte arar. Sonuç çıkmazsa ifadeyi daha kısa parçalara bölerek deneyin.
Sonuç çıkmazsa neyi kontrol etmelisiniz?
Arama sonucu bulunmaması, aradığınız bilginin belgede kesinlikle yer almadığını göstermez. Önce belgenin metin olarak aranabilir olup olmadığını, ardından kelimenin farklı biçimde yazılıp yazılmadığını kontrol edin.
-
Belgenin taranmış görüntü olup olmadığını kontrol edin
PDF’deki yazı seçilemiyor veya kopyalanamıyorsa belge, metin yerine sayfa görüntülerinden oluşuyor olabilir. Bu tür belgelerde arama çalışmayabilir. Görüntüdeki yazıyı makine tarafından aranabilir metne dönüştüren optik karakter tanıma (OCR) özelliği gerekebilir.
-
OCR sonucunu belge görüntüsüyle karşılaştırın
OCR, görüntüdeki harfleri ve kelimeleri tanımaya çalışır; ancak yanlış karakter veya kelime üretebilir. Özellikle isimleri, tarihleri, tutarları ve madde numaralarını arama sonucuna dayanarak kabul etmeyin. İlgili sayfanın görüntüsünü açıp bilgiyi oradan doğrulayın.
-
Yazım ve kelime biçimlerini çeşitlendirin
Aradığınız kelimeye ek gelmiş, farklı yazılmış veya kısaltmayla ifade edilmiş olabilir. Örneğin, yalnızca “ödeme” araması belgede “ödemeye” biçiminde yazılmış bir ifadeyi bulmayabilir. Kelimenin ek almış biçimlerini, olası yazım farklılıklarını ve kısaltmaları ayrı ayrı deneyin.
-
Aramayı farklı bir kelimeyle tekrarlayın
Bir ifade sonuç vermiyorsa aynı konuyla ilişkili başka bir kelimeyi, adın bir bölümünü veya daha kısa bir ifadeyi deneyin. Tarama kalitesi düşükse OCR hataları da aramayı etkileyebilir; bu durumda ilgili sayfaları görsel olarak inceleyin.
Bulduğunuz ifadeyi nasıl doğrulamalısınız?
Arama sonucu, yalnızca aradığınız karakterlerin belgenin bir bölümünde eşleştiğini gösterir. Kelimenin belgede geçmesi, konunun hukuken kabul edildiği veya belgenin başka bölümlerinde ele alınmadığı anlamına gelmez.
Eşleşmenin bulunduğu sayfayı açın ve ifadeyi öncesiyle ve sonrasıyla birlikte okuyun. Kelimenin geçtiği bağlam anlamını değiştirebilir; arama sonucu tek başına belgenin ne söylediğini göstermeye yetmez. Ayrıca ilgili bölümün başlığını, paragrafı ve varsa dipnotları da kontrol edin.
Eşleşmenin bulunduğu sayfa numarasını ve ifadenin çevresindeki kısa bölümü not edin. Sayfa numarasını belgenin kendi numaralandırmasıyla görüntüleyicide görünen sayfa numarasının karıştırılabileceğini göz önünde bulundurun; gerekirse ikisini de kaydedin. Belgeyi başkasıyla paylaşırken notun hangi dosya sürümüne ait olduğunu da belirtin.
Arama sonucunu kaydetmeden önce kontrol edin
- Aramanın doğru belge ve doğru dosya sürümünde yapıldığını kontrol edin.
- Belgenin metin olarak aranabilir olup olmadığını veya taranmış görüntü içerip içermediğini belirleyin.
- Gerekirse kelimenin ekli biçimlerini, farklı yazımlarını ve kısaltmalarını ayrı ayrı arayın.
- OCR ile bulunan isim, tarih, tutar ve madde numaralarını sayfa görüntüsünden doğrulayın.
- Eşleşmenin bulunduğu sayfayı ve çevresindeki metni okuyun.
- Notunuza belgenin adını, ilgili sayfayı ve bulduğunuz ifadenin kısa bağlamını ekleyin.