Rehber · Belge analizi
İşçilik alacağı davası için yapay zekâ destekli dosya incelemesine belge paketi nasıl hazırlanır?
Belgelerinizi konu başlıklarına ayırıp her dosyaya tarih ve kısa açıklama ekleyin; ardından AI’dan belgeleri özetlemesini, tarih ve tutar tutarsızlıklarını işaretlemesini ve eksik bilgi sorularını listelemesini isteyin. İş sözleşmesi, ücret ve ödeme kayıtları, çalışma düzenine ilişkin belgeler, yazışmalar, işten ayrılma belgeleri ve varsa dava evrakı temel gruplardır. İnceleme, sunduğunuz kayıtlarla sınırlıdır; belge paketi tek başına alacağın miktarını veya davanın sonucunu belirlemez.
Önce incelemeden ne beklediğinizi belirleyin
Yapay zekâdan belgeleri düzenleme ve içindeki bilgileri karşılaştırma konusunda destek isteyebilirsiniz. Örneğin, dosyalardaki tarihleri ve ödeme tutarlarını listelemesini, aynı dönemle ilgili farklı kayıtları göstermesini veya açıklığa kavuşturulması gereken noktaları soru hâline getirmesini talep edebilirsiniz.
Buna karşılık, eksik belgelerden olayın kesin olarak nasıl gerçekleştiğini çıkarmasını, alacak miktarını kesinleştirmesini ya da davanın sonucunu tahmin etmesini beklemeyin. Bir belgenin pakette bulunmaması, olayın yaşanmadığını veya belgenin başka bir yerde bulunmadığını kanıtlamaz.
Temsili örnek: Bir banka kaydıyla ücret bordrosundaki tutar farklı görünüyorsa AI’dan iki kayıttaki tarih ve tutarları ayrı ayrı göstermesini isteyebilirsiniz. Farkın nedeni, kayıtların kapsamı ve başka ödeme belgeleri incelenmeden belirlenemez.
Belgeleri hangi gruplarda toplamalısınız?
Elinizdeki kayıtları aşağıdaki gruplara ayırın. Her dosyada aynı belgeler bulunmayabilir; işin niteliği, çalışma düzeni, ödemenin nasıl yapıldığı ve uyuşmazlığın konusu hangi belgelerin anlamlı olduğunu etkiler.
-
İş ilişkisi ve görev
İş sözleşmesini, varsa eklerini ve değişikliklerini; görev, işyeri veya çalışma koşullarına ilişkin yazılı bildirimleri ekleyin. İmzalı nüshanın bulunup bulunmadığını ve belgelerin hangi döneme ait olduğunu not edin.
-
Ücret ve ödemeler
Ücret bordrolarını, banka hareketlerini ve ödeme tutarını ya da dönemini gösteren diğer kayıtları toplayın. Banka hareketinin hangi ödemeyle ilgili olduğundan emin değilseniz eşleştirmeyi kesin bilgi gibi yazmayın; “eşleştirilmesi gerekiyor” diye işaretleyin.
-
Çalışma düzeni ve saatleri
Varsa vardiya çizelgeleri, giriş-çıkış kayıtları, puantajlar, görev çizelgeleri ve çalışma saatlerine ilişkin yazışmaları ekleyin. Kaydın hangi dönem ve işyeriyle ilgili olduğunu belirtin; tahminî saatleri kaydedilmiş saatlerle karıştırmayın.
-
Yazışmalar ve bildirimler
Uyuşmazlıkla ilgili e-posta, mesaj veya yazılı bildirimleri tarihleri ve bağlamlarıyla saklayın. Yalnızca seçilmiş bir mesajı vermek konuşmanın anlamını değiştirebilecekse, ilgili yazışma bütünlüğünü koruyun.
-
İşten ayrılma ve sonrasındaki kayıtlar
İşten ayrılmayla ilgili elinizdeki yazılı bildirimleri, teslim edilen belgeleri ve sonrasındaki konuyla ilgili yazışmaları ekleyin. Belgenin kim tarafından ve ne zaman düzenlendiği bilinmiyorsa bu belirsizliği açıklama dosyasına yazın.
-
Varsa uyuşmazlık veya dava evrakı
Daha önce hazırlanmış dilekçe, başvuru, tutanak, tebligat veya dosya içindeki diğer belgeler varsa ayrı bir klasörde toplayın. Belgenin taslak mı, gönderilmiş mi, yoksa size ulaşmış mı olduğunu ayırt edin.
Dosyaları nasıl düzenlemelisiniz?
Düzen, AI’ın belgeyi doğru tanımlamasını ve sizin de çıktıyı asıl kayıtla karşılaştırmanızı kolaylaştırır.
-
Klasörleri konuya göre ayırın
Örneğin “01_İş ilişkisi”, “02_Ücret ve ödemeler”, “03_Çalışma kayıtları”, “04_Yazışmalar” ve “05_İşten ayrılma ve dosya evrakı” adlarını kullanın. Bir dosya birden fazla konuyla ilgiliyse kopyalar arasında karışıklık yaratmak yerine ana klasörünü belirleyip açıklama listesinde diğer konuyla bağlantısını gösterin.
-
Dosya adına tarih ve içerik ekleyin
Örneğin “2025-03-01_banka-hareketi.pdf” gibi tanımlayıcı adlar seçin. Tarih net değilse tahmin yürütmeyin; “tarihi-belirsiz” şeklinde belirtin. Belgedeki tarih ile dosyanın oluşturulma tarihini karıştırmayın.
-
Bir belge envanteri hazırlayın
Her kayıt için dosya adını, belge türünü, kapsadığı dönemi ve bilinen belirsizlikleri yazın. “Bende yok”, “henüz bulamadım” ve “bu dosyada bulunmuyor” gibi farklı durumları birbirinin yerine kullanmayın.
-
Okunabilirliği ve bütünlüğü kontrol edin
Tarama veya fotoğraf bulanıksa yeniden ve sayfaların tamamı görünecek şekilde alın. Sayfa eksikliği, kesilmiş bilgi veya okunamayan bölüm varsa not edin. Bir belgenin aslını ya da tam kopyasını ayrıca güvenli biçimde saklayın.
-
Çelişkileri ayrıca işaretleyin
Aynı dönem, kişi veya ödeme için farklı tarih ya da tutarlar görünüyorsa hangi belgelerde yer aldıklarını belirtin. Belgelerden birini sessizce seçip diğerini dışarıda bırakmayın; farkın nedeni henüz bilinmiyorsa bunu açıkça yazın.
Kişisel bilgileri paylaşmadan önce neyi kontrol edin?
Belge paylaşmadan önce kimlik numarası, iletişim bilgisi, banka hesabı bilgileri ve üçüncü kişilere ait verilerin inceleme için gerçekten gerekli olup olmadığını değerlendirin. Gerekli değilse, mümkün olduğu ölçüde bu bilgileri görünmeyecek şekilde maskeleyin. Maskelenmiş kopyanın okunabilir kaldığını ve inceleme için gereken bilgileri kapatmadığını kontrol edin.
Kullandığınız AI hizmetinin verileri nasıl sakladığını, kimlerin erişebildiğini ve yüklenen içeriklerin hizmet koşullarına göre nasıl işlendiğini inceleyin. Bu koşulları bilmiyorsanız hassas belgeleri yüklemeden önce hizmet sağlayıcısından veya uygun bir uzmandan açıklama alın. Belgelerinizi ve AI çıktısını paylaşabileceğiniz kişileri de ayrıca düşünün.
AI’a nasıl bir inceleme talebi vermelisiniz?
Talebi, belgelere dayalı ve denetlenebilir bir çıktı isteyecek şekilde yazın. Örneğin şu yönergeyi kullanıp dosyanıza göre uyarlayabilirsiniz:
-
İstenen işi sınırlayın
“Yalnızca yüklediğim belgelerde görünen bilgileri kullan. Belgelerin içeriğini konu ve tarih sırasına göre listele. Her bilgi için dayandığın dosya adını belirt.”
-
Belirsizlikleri ve farklılıkları gösterin
“Tarih, tutar, kişi veya dönem bakımından birbirini tutmayan kayıtları ayrı ayrı göster. Hangisinin doğru olduğunu varsayma; kaynaklarını yaz ve açıklığa kavuşturulması gereken soruları listele.”
-
Eksik bilgileri kesinleştirmeyin
“Bir kaydı bulamazsan olayın yaşanmadığı sonucuna varma. Dosyalarda bulunmayan bilgileri ‘bu belgelerde görünmüyor’, okunamayan kısımları ‘okunamıyor’ diye işaretle.”
-
Sonucu asıl belgeyle doğrulayın
AI’ın aktardığı her tarih, tutar ve ifadeyi kaynak belge üzerinde kontrol edin. Özet veya tablo, kaynak kaydın yerine geçmez; hatalı okuma ya da eksik bağlam ihtimali varsa çıktıyı düzeltin.
Paketi göndermeden önce kontrol edin
- Belgeler konuya ve mümkün olduğunda tarihe göre ayrılmış mı?
- Dosya adları içeriği ve tarihi anlaşılır biçimde gösteriyor mu?
- Tarih ve tutarlar kaynak belgeden doğrulanmış mı, yoksa tahmin olarak mı yazılmış?
- Okunamayan, eksik, çelişkili veya kaynağı belirsiz kayıtlar ayrıca işaretlenmiş mi?
- Bir belgenin bulunmaması, olayın yaşanmadığı şeklinde yorumlanmaktan kaçınılmış mı?
- İnceleme için gerekmeyen kişisel ve üçüncü kişilere ait bilgiler maskelenmiş mi?
- AI hizmetinin veri saklama ve erişim koşulları kontrol edilmiş mi?
- AI çıktısındaki her önemli bilgi, asıl belgeye dönülerek doğrulanmış mı?
AI incelemesi neyi kesinleştiremez?
Belge paketi, kayıtları düzenlemek ve cevaplanması gereken soruları fark etmek için yardımcı olabilir. Ancak kayıtların eksik veya okunaksız olması, farklı belgelerin çelişmesi ya da belgelerin belirli bir olayın tamamını göstermemesi incelemeyi sınırlar. AI’ın verdiği özet, belgelerin doğruluğunu veya gerçek hayattaki olayları kendiliğinden doğrulamaz.
Alacağın türü ve miktarı, uygulanabilecek kurallar, süreler veya dava adımları hakkında kesin değerlendirme yapmak için dosyanın tamamının ve olayların koşullarının ayrıca incelenmesi gerekir. Bu nedenle AI çıktısını bir hesap, hukuki sonuç veya süre tespiti gibi kullanmayın. Özellikle çelişkili kayıt, belirsiz işten ayrılma bilgisi ya da yaklaşan bir başvuru tarihi varsa, elinizdeki belgeleri ve yanıtsız soruları hukukçuyla görüşün.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da kararınızı incelemeye sunun; belgenin ne söylediği, ilgili bölümler gösterilerek sade dille açıklansın.