İşçilik Alacağı Davasından Önce Hangi Belgeler Hazırlanmalı?

Belge toplamadan önce iddialarınızı ayrı başlıklara ayırın. Örneğin ödenmediğini düşündüğünüz ücret veya prim, fazla çalışma karşılığı ya da iş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmamış yıllık izin ücreti için ayrı bir liste oluşturun.

Her başlığın yanına hangi dönemi kapsadığını ve elinizde bu dönemi gösteren hangi kayıtların bulunduğunu yazın. Bilmediğiniz tarihleri kesinmiş gibi belirtmeyin; yaklaşık olduğunu veya kontrol edileceğini işaretleyin. Vakıa, uyuşmazlıkta dayandığınız olay veya olgudur. Tarafların vakıaları ispata elverişli biçimde somutlaştırması ve her delilin hangi vakıa için gösterildiğini açıklaması gerekir (6100 sayılı Kanun m.194).

İspat yükü, kanunda özel bir düzenleme yoksa, iddia edilen vakıaya bağlanan hukuki sonuçtan kendi lehine hak çıkaran tarafa aittir (6100 sayılı Kanun m.190). Bu nedenle belge sayısından çok, her belgenin hangi iddiayı ve dönemi desteklediğini belirlemek önemlidir.

Aşağıda anılan İş Kanunu hükümlerinin somut iş ilişkisine uygulanıp uygulanmadığı ayrıca kontrol edilmelidir; verilen kaynaklar Kanun kapsamındaki bütün istisnaları açıklamıyor.

İş sözleşmesini veya işe giriş belgelerini, ücret değişikliğini gösteren yazışmaları, bordroları ve ilgili banka hareketlerini bir araya getirin. Prim, ikramiye veya başka bir ödeme talebiniz varsa, ödemenin koşullarını ya da tutarını gösterebilecek sözleşme, yazılı bildirim veya işyeri kaydını da arayın. İş Kanunu, ücreti bir iş karşılığı sağlanan ve para ile ödenen tutar olarak tanımlar; ücret, prim ve ikramiye gibi ödemelerin ödenmesine ilişkin hükümler de içerir (4857 sayılı Kanun m.32).

Bordrolardaki dönem ve tutarları aynı dönemin banka hareketleriyle karşılaştırın. Açıklaması olmayan veya farklı tutardaki bir ödeme varsa hangi aya ya da ödeme kalemine ait olduğunu not edin. Banka hareketi bir ödeme yapıldığını gösterebilir; ödemenin hangi alacağı karşıladığını tek başına açıklamayabilir.

Temsili örnek: Bordroda prim satırı bulunuyor ancak aynı aya ait banka hareketinde farklı bir toplam görünüyorsa iki kaydı birlikte saklayın. Farkı açıklayabilecek bir yazışma veya başka bir kayıt olup olmadığını kontrol edin.

Yalnızca ücret alacakları için İş Kanunu’nda zamanaşımı süresi beş yıl olarak düzenlenmiştir; bu bilgi diğer alacak türlerine genellenmemelidir (4857 sayılı Kanun m.32).

Vardiya çizelgeleri, puantaj veya giriş-çıkış kayıtları, görev planları ve çalışma sırasında gönderilmiş tarihli iş yazışmaları çalışma düzenini göstermeye yardımcı olabilir. Her kayıt için hangi günü, saati veya görevi gösterdiğini not edin. Kendi tuttuğunuz tarihli notları da saklayın; ancak bunları işveren kayıtlarıyla aynı türden kayıtlar gibi sunmayın.

İş Kanunu’na göre fazla çalışma, kanunda yazılı koşullar çerçevesinde haftalık kırk beş saati aşan çalışmadır. Denkleştirme uygulanan hâllerde, haftalık ortalama çalışma süresi normal haftalık çalışma süresini aşmıyorsa bazı haftalarda kırk beş saatin üzerindeki çalışma fazla çalışma sayılmayabilir. Sözleşmede haftalık süre kırk beş saatin altında belirlenmişse bu süreyi aşan ve kırk beş saate kadar olan çalışma “fazla sürelerle çalışma” olarak adlandırılır (4857 sayılı Kanun m.41).

Bu nedenle geç saatte gönderilmiş tek bir mesaj, ne kadar çalışıldığını tek başına göstermeyebilir. İddianızın kapsadığı günler için görev, vardiya ve çalışma saati kayıtlarını birlikte ayırın.

Hafta tatili iddiasında haftanın hangi günlerinde çalıştığınızı ve dinlenme gününüzün nasıl uygulandığını gösteren vardiya, puantaj ve işyeri kayıtlarını ayırın. İş Kanunu’nda, Kanun kapsamındaki işyerlerinde yedi günlük bir zaman dilimi içinde kesintisiz en az yirmi dört saat dinlenme öngörülür; bu düzenlemenin uygulanması kanundaki koşullara bağlıdır (4857 sayılı Kanun m.46).

Önemli bir istisna, Kültür ve Turizm Bakanlığınca turizm işletmesi belgesi verilen konaklama tesislerinde çalışan işçiler içindir: işçinin yazılı talebi veya onayıyla hak kazanılan hafta tatili takip eden dört gün içinde kullandırılabilir. Bu durumda hafta tatilinde yapılan çalışmanın günlük normal çalışma süresi kadarlık bölümü fazla çalışma hesabında dikkate alınmaz; işçi onayını otuz gün önceden yazılı bildirimle geri alabilir (4857 sayılı Kanun m.46).

Ulusal bayram veya genel tatil çalışması iddiasında çalıştığınızı belirttiğiniz günlere ait vardiya, görev ve işyeri kayıtlarını bulun. Kanun kapsamındaki işyerlerinde bu günlerde çalışılmaması hâlinde o günün ücreti tam ödenir; çalışılması hâlinde ise çalışılan her gün için ayrıca bir günlük ücret öngörülür (4857 sayılı Kanun m.47).

İşe başlama ve işten ayrılma tarihlerini gösteren kayıtlarla izin formlarını, onayları, izin tarihlerini içeren yazışmaları ve işverenin izin kayıtlarını bir araya getirin. Yıllık ücretli izin hakkı, deneme süresi dâhil en az bir yıl çalışmış işçiler için düzenlenmiştir; niteliği gereği bir yıldan az süren mevsimlik veya kampanya işlerinde yıllık izin hükümleri uygulanmaz (4857 sayılı Kanun m.53).

İş sözleşmesi sona ermişse, hak kazanıp kullanmadığınızı düşündüğünüz izin sürelerini son bordro, ayrılış belgeleri ve banka hareketleriyle karşılaştırın. Sözleşme sona erdiğinde hak kazanılmış ancak kullanılmamış yıllık izin sürelerinin ücretinin ödenmesi düzenlenmiştir. Bu ücrete ilişkin zamanaşımı iş sözleşmesinin sona erdiği tarihten itibaren başlar (4857 sayılı Kanun m.59).

Kendi izin takviminizi işveren kayıtları veya yazışmalarla karşılaştırın. Kayıtlar uyuşmuyorsa belgenin tarihini, kim tarafından oluşturulduğunu ve hangi izin dönemini gösterdiğini not edin.

İşten ayrılış veya fesih bildirimi, ayrılış tarihi ve nedenine ilişkin yazışmalar, son bordro, banka hareketleri ve size verilen ödeme ya da hesap dökümü belgelerini birlikte saklayın. Tarihler uyuşmuyorsa farkı not edin; tek bir belgedeki ifadeden alacağın kesinleştiği veya ödemenin tamamlandığı sonucunu çıkarmayın.

Kıdem, ihbar veya başka bir sona erme kaynaklı talebiniz varsa, her biri için dayandığınız olayı ve elinizdeki kayıtları ayrı ayrı listeleyin. Bu belgeler tek başına talebin doğup doğmadığını veya miktarını belirlemeye yetmeyebilir; ayrılış biçimi, çalışma dönemi ve ödeme kayıtları birlikte incelenmelidir.

İmzalı bir ödeme veya ibra belgesinin etkisi, yalnızca belgenin imzalı olmasına bakılarak bu rehberde kesinleştirilemez. Belgenin tamamı ve dosyanın koşulları ayrıca değerlendirilmelidir.

Önce kaydın nerede tutulabileceğini belirleyin: örneğin işverenin insan kaynakları veya bordro biriminde, vardiya sisteminde, işyeri yazışmalarında ya da banka hesabınızda. Erişebildiğiniz belgeleri tarih ve alacak kalemiyle birlikte saklayın. Başka bir tarafta olabilecek kayıt için belgenin adını, kapsadığı dönemi ve kimde bulunabileceğini listeleyin. Bir belgenin sizde olmaması, ilgili olayın yaşanmadığını tek başına göstermez.

Uyuşmazlık konusu vakıaları ispata elverişli elektronik veriler ve benzeri bilgi taşıyıcıları belge sayılabilir (6100 sayılı Kanun m.199). E-posta, mesaj, fotoğraf, ses veya görüntü gibi kayıtları saklarken mümkünse tarih ve konuşma bağlamını da koruyun; seçilmiş bir ekran görüntüsünün tek başına bütün yazışmayı göstermeyebileceğini göz önünde bulundurun. Elektronik verinin elde edilme biçiminin dosyadaki etkisi, kaynaklarda yer alan hükümle kesinleştirilemez.