Rehber · Kişisel veriler

Ödeme emrindeki kişisel veriler paylaşmadan önce nasıl gizlenir?

Ödeme emrini bilgi vermek amacıyla paylaşacaksanız, alıcının incelemesi için gerekmeyen kimlik numarası, adres ve iletişim bilgilerini kopya üzerinde gizleyebilirsiniz. Hangi alanların açık kalacağı, alıcının kim olduğuna ve belgeyi ne amaçla kullanacağına bağlıdır; her belge için geçerli tek bir maskeleme listesi yoktur. Belge resmî bir işlemde kullanılacaksa, gerekli bilgileri kapatmak belgenin kullanılmasını engelleyebilir. Ayrıca PDF’ye siyah kutu çizmek, altındaki veriyi dosyadan silmeyebilir.

Bir belgedeki bazı bilgileri kapatan kişi
Fotoğraf: Mockup Photos / Pexels

Hukuk Dosyam Editör Ekibi Yayın tarihi

Önce paylaşım amacını netleştirin

Ödeme emri; borçlu, alacaklı, adres veya dosya bilgileri gibi kişiyi belirlemeye ya da dosyayı tanımaya yarayan veriler içerebilir. Kişisel verilerin işlenmesinde verilerin belirli ve meşru bir amaçla, bu amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmesi gerekir (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4).

Belgeyi göndermeden önce alıcıya şu soruları sorun: Belge hangi amaçla incelenecek? Hangi alanların görünmesi gerekiyor? Belge yalnızca bilgi vermek için mi isteniyor, yoksa resmî bir işlemde mi kullanılacak? Yanıtlar, hangi bilgilerin gizlenebileceğini belirlemenize yardımcı olur.

Kişisel verilerin başka bir kişiye veya kuruma aktarılması da değerlendirilmelidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.8, açık rıza olmadan aktarım yapılamayacağını belirtirken, bazı kanuni şartların bulunması hâlinde açık rıza aranmadan aktarımın mümkün olabileceğini de düzenler. Bu nedenle alıcıyı veya amacı bilmeden aktarım için açık rızanın gerekip gerekmediği kesinleştirilemez.

Hangi bilgileri gizlemeyi değerlendirmelisiniz?

Belgede gizlenmesi değerlendirilen bilgi alanları
Fotoğraf: cottonbro studio / Pexels

Önce belgenin her alanını alıcının amacı bakımından değerlendirin. Örneğin, yalnızca belgenin genel yapısı hakkında görüş isteniyorsa kimlik numarası veya iletişim bilgisi inceleme için gerekli olmayabilir. Dosyanın hangi takip olduğunu anlamak gerekiyorsa dosya bilgileri alıcı açısından önemli olabilir. Bunun gerekip gerekmediğini alıcıya sorun.

Gizlenmesi değerlendirilebilecek alanlar şunlardır:

  • Kimlik numarası ve kişiyi doğrudan tanımlayan diğer bilgiler.
  • Ev adresi, telefon numarası ve e-posta adresi gibi iletişim bilgileri.
  • İmza veya belgedeki başka bir kişiyi tanımlayabilecek bilgiler.
  • Alıcının amacı için gerekmeyen dosya bilgileri.

Bu liste otomatik olarak uygulanacak bir kural değildir. Alıcının belgeyi inceleme amacı, hangi alanların açık kalması gerektiğini değiştirebilir. Gizleme işlemini mümkünse asıl belge yerine paylaşacağınız ayrı bir kopyada yapın. Görünmeyen bir bilgi, asıl dosyadan silinmiş veya orada hiç bulunmamış sayılmaz.

Paylaşım öncesi güvenli kopyayı hazırlayın

Paylaşım öncesi belge kopyasını kontrol eden kişi
Fotoğraf: Anete Lusina / Pexels

Aşağıdaki kontroller, bilgi vermek amacıyla gönderilecek kopyanın gereksiz veri içermesini ve gizleme işleminin yalnızca görünüşte kalmasını önlemeye yardımcı olur.

  1. Alıcı ve amacı belirleyin

    Belgeyi kimin alacağını ve hangi amaçla kullanacağını öğrenin. Alıcıdan hangi alanları incelemesi gerektiğini belirtmesini isteyin.

  2. Gerekli alanları ayırın

    Kimlik numarası, adres, iletişim bilgisi, imza ve dosya bilgilerini tek tek değerlendirin. Alıcının amacı için gerekmeyenleri, yalnızca paylaşacağınız kopyada gizleyin.

  3. PDF’de gizlemenin kalıcı olup olmadığını sınayın

    Siyah kutu çizmek veriyi dosyadan silmeyebilir. Hazırladığınız kopyada kapatılan metnin seçilip kopyalanamadığını ve arama sonuçlarında görünmediğini kontrol edin. Ekli yorumlarda veya katmanlarda bilginin kalıp kalmadığını da inceleyin.

  4. Son kopyayı yeniden açın

    Paylaşacağınız dosyayı kapatıp yeniden açın. Sayfaları, görünür bilgileri ve dosyada kalan yorum ya da katmanları kontrol edin. Yanlışlıkla asıl belgeyi veya gizleme yapılmamış sürümü göndermediğinizden emin olun.

  5. Güvenli gönderim yöntemini seçin

    Belgeyi yalnızca gerekli alıcıya ve belirlenen amaç için gönderin. Paylaşımın erişimini ve alıcısını kontrol etmeye yarayan bir yöntem tercih edin. Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması, veri sorumlusunun yükümlülükleri arasındadır (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.12).

Resmî işlemde kullanılacak belgeyi değiştirmeyin

Resmî işlem için belge gerekliliklerini kontrol eden kişi
Fotoğraf: DΛVΞ GΛRCIΛ / Pexels

Bir kuruma veya resmî bir işleme sunulacak belge ile yalnızca bilgi vermek amacıyla gönderilen kopyanın paylaşım amacı farklı olabilir. Resmî işlem için istenen belgeyi değiştirmek veya gerekli alanları kapatmak, belgenin kullanılmasını engelleyebilir. Hangi bilgilerin zorunlu olduğu, belgeyi isteyen kurumun ve işlemin koşullarına bağlıdır; verilen kaynaklar bu alanları belirlemeye yetmez.

Belge resmî işlemde kullanılacaksa, hangi sürümün ve hangi bilgilerin istendiğini alıcı kurumdan netleştirin. Gizlenmiş bir kopyayı, istenen asıl veya eksiksiz belge yerine göndermeyin. Paylaştığınız kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasına dikkat edin (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4).

Dayanak mevzuat

Mevzuat değişebilir. Kendi dosyanızda hangi hükmün, hangi tarihteki hâliyle uygulanacağını dosyanın koşullarına göre bir hukuk uzmanıyla değerlendirin.

Etiketler