Taranmış hukuki belgelerde OCR nedir?

OCR, İngilizce “Optical Character Recognition” ifadesinin kısaltmasıdır; Türkçede optik karakter tanıma anlamına gelir. Bir tarayıcı veya telefonla kaydedilen sayfa çoğu zaman önce bir görüntü dosyasına dönüşür. OCR yazılımı bu görüntüdeki yazıları tanımaya çalışır ve dosyaya aranabilir, seçilebilir bir metin katmanı ekler.

Örneğin taranmış bir sözleşmede bir tarafın adını bulmak istiyorsanız, yalnızca görüntü içeren PDF’de sayfaları tek tek incelemeniz gerekebilir. OCR uygulanmış bir dosyada ise adı aratabilirsiniz. Arama sonucunun bulunması, adın doğru okunduğunu tek başına göstermez; ilgili kısmı sayfa görüntüsünden de kontrol etmek gerekir.

OCR, belgenin kendisi değil, görüntüden otomatik olarak oluşturulan metindir. Görüntü doğru kalsa bile metin katmanı eksik ya da hatalı olabilir.

Yalnızca görüntü içeren PDF, sayfaların fotoğrafı veya taraması gibi davranır. Yazılar görünür; fakat dosyada aranabilir bir metin bulunmadığından kelimeler seçilemeyebilir veya arama sonuç vermeyebilir.

OCR uygulanmış PDF’de sayfa görüntüsünün yanında tanınmış metin katmanı da bulunur. Bu katman metin aramayı ve kopyalamayı mümkün kılabilir. Dosyada metin seçilebilmesi, seçilen metnin hatasız olduğu anlamına gelmez. Kopyalanan ifadeyi kaynak sayfadaki yazıyla karşılaştırın.

Hızlı kontrol: PDF’yi açıp belirgin bir kelimeyi arayın. Sonuç çıkmıyorsa dosya görüntüden ibaret olabilir; sonuç çıkarsa da kelimenin sayfada gerçekten aynı şekilde yazıldığını kontrol edin. Aramanın sonuç vermemesi tek başına OCR bulunmadığını kesinleştirmez; dosya yapısı ve kullandığınız görüntüleyici de etkili olabilir.

OCR, görüntüdeki şekillerden harf ve kelime tahmini yapar. Görüntü bulanık, düşük çözünürlüklü, eğik, lekeli veya sıkışık yazılmışsa tanıma zorlaşabilir. Aynı sayfadaki yazı biçimlerinin farklı olması ve alışılmadık belge düzeni de sonucu etkileyebilir.

Özellikle şu bölümlerde hata ihtimali göz önünde bulundurulmalıdır:

• Birbirine benzeyen karakterler: “1” ve “I”, “0” ve “O” gibi işaretler karışabilir.
• El yazısı notlar: El yazısı, basılı metne göre daha güç tanınabilir veya hiç aktarılamayabilir.
• İmza ve mühürler: Bunların görüntüsü metin olarak doğru tanınmayabilir. İmzanın varlığı ya da görünümü de OCR metninden değil, sayfa görüntüsünden incelenmelidir.
• Tablolar ve sütunlar: Satırların veya sütunların sırası bozulabilir; bir hücredeki metin başka bir bölümle birleşebilir.
• Sayfa kenarları ve eklemeler: Kenara yazılmış notlar, kesilmiş bölümler veya sonradan eklenen işaretler atlanabilir.

Temsili örnek: Taranmış bir belgede tarih “01.06” şeklinde görünürken OCR bunu “O1.O6” olarak aktarabilir. Bu nedenle tarih, tutar, isim, madde numarası veya talep metnini kullanmadan önce ilgili satırı görüntüden doğrulayın.

Hayır. Bir belgeye OCR uygulanmış olması, belgenin imzalı, gerçek, eksiksiz veya hukuken geçerli olduğunu tek başına göstermez. OCR yalnızca görüntüdeki yazıları tanımaya çalışır; belgenin kim tarafından düzenlendiğine, imzanın kime ait olduğuna veya belgenin hukuki sonucuna karar vermez.

Bir uyuşmazlıkta belgenin görüntüsü, aslı, nasıl elde edildiği ve dosyanın diğer içeriği gibi farklı bilgiler önem taşıyabilir. Bunların somut bir dosyada nasıl değerlendirileceği, yalnızca OCR metnine bakılarak kesinleştirilemez. Bu nedenle OCR çıktısını, belgenin doğruluğunu veya hukuki niteliğini kanıtlayan bir sonuç gibi sunmayın.

Sözleşme, mahkeme evrakı veya başka bir hukuki belgede kişisel ya da gizli bilgiler bulunabilir. Dosyayı çevrim içi bir OCR hizmetine yüklemeden önce hizmetin koşullarını ve bilgilerin nasıl işlendiğine ilişkin açıklamalarını inceleyin. Belgeyi yükleme konusunda bağlı olduğunuz kurumun kuralları veya dosyadaki gizlilik yükümlülükleri varsa bunları da dikkate alın.

Hizmete özgü koşullar bilinmeden, yüklenen belgenin nasıl saklandığına, kimlerle paylaşılabileceğine veya ne zaman silineceğine dair güvence verilemez. Bu bilgiler açık değilse ya da belge hassas içerik taşıyorsa, yüklemeden önce kurumunuzdan veya konuyu bilen bir uzmandan hangi güvenli yöntemi kullanmanız gerektiğini sorun.