Rehber · Belge analizi

Tebligat belgesini yapay zekâ analizine hazırlarken hangi bilgiler korunmalı?

Tebligat belgesini bir yapay zekâ aracına yüklemeden önce ad, kimlik numarası, açık adres, barkod ve takip numarası, imza gibi gereksiz kişisel bilgileri maskeleyin. Belgenin türünü, ilgili tarihleri, tebliğ şekline ilişkin bölümü ve anlamını açıklatmak istediğiniz metni ise sorunuz için gerekiyorsa okunabilir bırakın. Başka kişilerin bilgilerini de paylaşmayın; maskeleme, belgenin hukuken geçerli olduğunu veya bir sürenin başlayıp başlamadığını göstermez.

Bir kişinin bilgisayar ekranındaki belgeyi incelerken kişisel bilgileri kapatması.
Fotoğraf: cottonbro studio / Pexels

Hukuk Dosyam Editör Ekibi Yayın tarihi

Hangi bilgileri maskelemek gerekir?

Maskeleme, belgedeki bir bilgiyi paylaşılacak kopyada okunamaz hâle getirmektir. İlk olarak sizi veya başka bir kişiyi doğrudan tanımlayabilecek ya da belgeye erişimi kolaylaştırabilecek alanları gözden geçirin:

  • Ad ve soyadlar; T.C. kimlik numarası ve diğer kimlik numaraları.
  • Açık adres, telefon numarası ve e-posta adresi.
  • Barkod, QR kod, gönderi veya takip numarası ve dosya numarası. Bunlar belgeyi ya da kaydı tanımlamaya yarayabilir.
  • Islak veya elektronik imza görüntüleri, paraf ve kişiye özgü diğer tanıtıcı bilgiler.
  • Belgede yer alan üçüncü kişilerin kimlik ve iletişim bilgileri.

Analiz için kişilerin rollerini anlamak gerekiyorsa adlarını “kişi A”, “gönderen” veya “muhatap” gibi tutarlı ifadelerle değiştirebilirsiniz. Hangi tarafın hangi rolde olduğunu kaybetmemek için aynı kişiye ait yerleri aynı ifadeyle değiştirin. Dosya numarası gibi bir alan, sorunuzun yanıtı için gerekli değilse paylaşmayın.

Adresin tamamını gizlerken, sorunuz bakımından gerekliyse yalnızca genel bir bilgi bırakabilirsiniz; örneğin adresin muhatabın adresi olup olmadığını belirten bir not. Mahalle, sokak veya bina gibi ayrıntılar kişiyi tanıtabilir. Bu nedenle bu bilgilerin gerçekten gerekli olup olmadığını ayrıca değerlendirin.

Anlamı etkileyebilecek hangi bölümleri korumalısınız?

Tebligat belgesinde tarih ve işlem açıklamasının görünür, kişisel bilgilerin kapalı olduğu bir örnek.
Fotoğraf: RDNE Stock project / Pexels

Fazla maskeleme, aracın neyi açıklamasını istediğinizi anlamasını güçleştirebilir. Sorunuzla ilgiliyse şu bilgileri okunabilir bırakın:

  • Belgenin ne tür bir tebligat olduğunu gösteren başlık ve belge türü.
  • Belgedeki tarih alanları; örneğin düzenlenme, çıkarılma veya tebliğ tarihi olarak belirtilen tarihler.
  • Tebliğin kime ve hangi yolla yapıldığını anlatan bölüm. Kişi adlarını gizlerken “muhatap” veya “teslim alan” gibi rol ifadelerini koruyun.
  • Açıklatmak istediğiniz bildirim metni ve varsa tebliğ işleminin nasıl yapıldığını anlatan kayıtlar.
  • Sorunuz için önemliyse belgenin ilgili sayfaları ve bölümleri arasındaki bağlantı.

Tarihlerin hangi olaya ait olduğu anlaşılmıyorsa, tarihleri tek başına bırakmak yerine belgedeki alan adını da koruyun. Metnin bir kısmını gizlemeniz gerekiyorsa, silinen yerin yerine “kişisel bilgi gizlendi” gibi bir işaret koyabilirsiniz. Böylece okuyucu veya araç, boşluğun belgenin özgün hâlinde de bulunduğunu sanmaz.

Belgeyi yalnızca belirli bir ifadeyi anlamak için paylaşıyorsanız, tüm dosyayı yüklemek yerine ilgili sayfayı veya bölümü kullanmayı değerlendirin. Ancak sayfayı ayırırken sorunuz için gerekli başlık, tarih veya açıklama kısmını dışarıda bırakmayın.

Yüklemeden önce nasıl hazırlık yapabilirsiniz?

Yüklemeden önce son dosyayı ekranda kontrol eden bir kişi.
Fotoğraf: RDNE Stock project / Pexels

Önce neyi öğrenmek istediğinizi belirleyin. Örneğin “Belgede tebliğin hangi tarihte yapıldığı yazıyor mu?” gibi dar bir soru, paylaşacağınız belge bölümünü ve gizlemeniz gereken alanları seçmenize yardımcı olur.

  1. Gerekli belge bölümünü seçin

    Yalnızca sorunuzla ilgili sayfaları veya metin alanlarını kullanın. Bir bölümün anlamı başka bir sayfadaki başlık ya da açıklamaya bağlıysa o kısmı da ekleyin.

  2. Tanıtıcı ve erişim bilgilerini belirleyin

    Adları, kimlik ve iletişim bilgilerini, açık adresleri, barkodları, QR kodları ve takip numaralarını kontrol edin. Bunların yanı sıra üçüncü kişilere ait verileri ve imzaları da gözden geçirin.

  3. Gerekenleri kalıcı biçimde maskeleyin

    Görüntü düzenleme aracında yalnızca üzerini siyah bir şekille kapatmayın. Bu yöntem metni dosyada seçilebilir veya kopyalanabilir bırakabilir. Maskelemenin kalıcı olarak uygulandığı bir yöntem kullanın; kullandığınız aracın nasıl çalıştığından emin değilseniz dosyayı yüklemeyin.

  4. Hizmetin veri koşullarını inceleyin

    Kullanacağınız hizmetin güncel koşullarında yüklenen içeriğin nasıl kullanıldığını, ne kadar saklandığını, silme seçeneklerini ve paylaşım ayarlarını kontrol edin. Bu koşullar araçlara göre değişebilir. Koşulları anlayamıyorsanız belgeyi yüklemek yerine kişisel verileri içermeyen bir metin açıklamasıyla soru sormayı tercih edebilirsiniz.

  5. Paylaşılacak son dosyayı açıp kontrol edin

    Maskeleme uygulandıktan sonra yükleyeceğiniz dosyanın kendisini açın. Metni büyüterek inceleyin; gizlediğiniz alanların okunamadığını, kopyalanamadığını ve başka sayfalarda görünmediğini kontrol edin. Ekran görüntüsü veya taranmış dosyalarda kapalı sandığınız bilgi görünür kalabilir.

Yükleme öncesi kontrol listesi

  • Belgeyi yüklemek yerine soruyu kişisel veriler içermeyen bir metinle sorabilir miyim?
  • Adları, kimlik ve iletişim bilgilerini, açık adresleri ve imzaları maskeledim mi?
  • Barkod, QR kod, takip numarası ve gereksiz dosya numarası gibi tanımlayıcı alanları kontrol ettim mi?
  • Üçüncü kişilere ait bilgileri ve belgenin başka sayfalarında tekrarlanan verileri gözden geçirdim mi?
  • Sorumu yanıtlamak için gerekli belge türünü, ilgili tarihleri ve tebliğ şekline ilişkin metni okunabilir bıraktım mı?
  • Maskeleme sonrasında rol ve tarih ilişkileri anlaşılır durumda mı?
  • Kullandığım hizmetin veri kullanımı, saklama, silme ve paylaşım koşullarını inceledim mi?
  • Yükleyeceğim son dosyayı yeniden açıp gizlenen metinlerin okunamadığını kontrol ettim mi?

Maskeleme neyi göstermez?

Bir kişinin tebligat belgesindeki tarih ve işlem alanlarını bir uzmanla birlikte incelemesi.
Fotoğraf: Sora Shimazaki / Pexels

Kişisel bilgileri gizlemek yalnızca paylaşacağınız kopyadaki görünürlüğü azaltmaya yönelik bir hazırlıktır. Belgenin usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediğini, tebliğin hukuken geçerli olup olmadığını veya bir sürenin başlayıp başlamadığını tek başına belirlemez. Yapay zekâ aracının açıklaması da bu konularda resmî bir tespit ya da dosyaya özgü hukuki değerlendirme olarak kabul edilmemelidir.

Belge bir başvuru, itiraz veya başka bir işlem için zaman bakımından önemliyse, yalnızca araçtan alınan açıklamaya dayanmayın. Belgenin tamamını ve varsa ilgili kayıtları yetkin bir uzmana göstererek özellikle hangi tarihin hangi işlemle ilişkili olduğunu ve hangi bilgilerin doğrulanması gerektiğini sorun. Maskeleme nedeniyle önemli bir bölümün eksik kaldığından şüpheleniyorsanız, özgün belgenin paylaşılmasının gerekli olup olmadığını da ayrıca değerlendirin.

Belgenizin ne söylediğini görün

Tebligat, dilekçe ya da karar belgenizde ne yazdığını sade dille inceleyin; açıklamada ilgili bölüm de gösterilsin.

Belge analizini inceleyin

Etiketler