Tensip tutanağını yapay zekâ analizine hazırlarken hangi bilgiler korunmalı?

Tensip tutanağı adı verilen belgede, dosyada yapılacak işlemlere ilişkin kayıtlar bulunabilir. İçeriği dosyaya göre değişebileceğinden, yapay zekâya göndermeden önce yalnızca adları değil, belgeyi bir kişiyle veya dosyayla ilişkilendirebilecek diğer ayrıntıları da kontrol edin.

Özellikle şu bilgileri paylaşmanız gerçekten gerekli mi diye değerlendirin:

• Tarafların, vekillerin ve tanıkların adları ile imza veya el yazısı örnekleri.
• Ev ve iş adresleri, telefon numaraları, e-posta adresleri ve diğer iletişim bilgileri.
• Kimlik ve vergi numaraları, dosya numarası, barkod, karekod veya doğrulama bilgileri.
• Olayın yeri, zamanı ve ayrıntıları gibi, adı yazmasa bile kişiyi ya da dosyayı tanıtma ihtimali olan bilgiler.
• Üçüncü kişilere ait bilgiler ve çocuklar, sağlık durumu veya ceza soruşturması gibi hassas konularla ilgili ayrıntılar.

Yalnızca adları silmek her zaman yeterli olmayabilir. Bir dosya numarası, nadir bir olay ayrıntısı veya başka bilgilerle birlikte görünen mahkeme bilgisi, belgenin hangi dosyaya ait olduğunu ortaya çıkarabilir. Gerekli olmayan bilgileri paylaşmamak, tek başına adları kaldırmaktan daha kapsamlı bir gözden geçirme gerektirir.

Bilgileri maskeleme, tutanakta ne istendiğini anlaşılmaz hâle getirmemelidir. Açıklama almak için çoğu zaman mahkeme ve işlem türü, tarihler, tebliğ bilgisi, ara karar ve yapılması istenen işlem arasındaki ilişkiyi korumak gerekir. Bunları tamamen silmek yerine, kimliği açığa çıkarabilecek unsurları tutarlı takma adlarla değiştirmek bir seçenek olabilir.

Temsili örnek: Taraf adlarını “Davacı A” ve “Davalı B” olarak değiştirip bu adlandırmayı belge boyunca aynı biçimde kullanabilirsiniz. Ancak gerçek dosya numarasını, mahkeme adını veya tarihi de değiştiriyorsanız, yapay zekâya gönderdiğiniz açıklamada hangi bilgilerin değiştirildiğini belirtin. Böylece araçtan gelen yanıtın değiştirilmiş bilgiler üzerinden üretildiğini gözden kaçırma riskini azaltırsınız.

Tarih veya tebliğ bilgisi değiştirilmişse, aracın bu bilgiye dayanarak yaptığı süre açıklamasını gerçek dosyanızın süre hesabı olarak kullanmayın. Özgün tutanaktaki bilgileri ve dosyanın diğer kayıtlarını ayrıca kontrol edin. Maskeleme yöntemiyle ilgili bu öneriler teknik hazırlık tavsiyesidir; tek başına hukuki güvence veya somut dosya hakkında görüş oluşturmaz.

Tensip tutanağı dosyanın tamamı değildir. Sonraki tebligatlar, başka kararlar veya dosyadaki farklı belgeler değerlendirmeyi etkileyebilir. Bu nedenle yapay zekânın açıklamasını, yalnızca yüklediğiniz metne dair bir yardımcı okuma olarak değerlendirin; tek başına hak, yükümlülük, süre veya dosyanın sonucu hakkında kesin bilgi saymayın.

Açıklamada bir işlem veya tarih belirtilmişse, bunu özgün tutanakla ve erişebildiğiniz dosya kayıtlarıyla karşılaştırın. Belge eksikse, tarihleri değiştirdiyseniz ya da metindeki ifadeyi anlayamıyorsanız, hangi bilginin eksik veya değiştirilmiş olduğunu not edin. Somut süre hesabı veya işlem gerekliliği, belge içeriği ve dosyanın diğer kayıtları birlikte incelenmeden netleştirilemeyebilir.