Rehber · Dosya analizi
UYAP aktarımı kısmen tamamlandığında ne kontrol edilmeli?
UYAP’ta “kısmen tamamlandı” ifadesini gördüğünüzde, önce hangi dosya veya kayıtların aktarıma dâhil edildiğini ve hedef dosyada hangilerinin göründüğünü karşılaştırın. Bu ifade, tek başına hangi belgenin eksik olduğunu ya da aktarımın neden tamamlanmadığını açıklamayabilir. Bir kayıt ekranda görünmüyorsa farklı sekme, filtre veya görüntüleme sorunlarını da kontrol edin; aktarım durumu, bir belgenin usulüne uygun sunulduğunu tek başına kanıtlamaz.
“Kısmen tamamlandı” ifadesi neyi gösterir?
Bu ifade, ekrandaki aktarım işleminin tümüyle tamamlanmadığını gösteriyor olabilir; ancak hangi kayıtların aktarılmadığını veya nedenini tek başına açıklamaz. Anlamı, kullanılan UYAP ekranına ve aktarımın türüne göre değişebilir. Bu nedenle yalnızca durum etiketine bakarak dosyada belge eksikliği olduğu ya da aktarımın başarısız olduğu sonucuna varmayın.
Önce ekranda belirtilen işlem, dosya ve tarih bilgilerini not edin. Ardından aktarımın hangi kaynaktan hangi hedefe yapıldığını ve işlem kapsamına hangi kayıtların girmesi gerektiğini belirleyin. Aktarım dosyalar arasında yapılıyorsa kaynak dosyadaki kayıtlarla hedef dosyadaki kayıtları; başka bir sistem veya kayıt kaynağından yapılıyorsa aktarım kapsamındaki listeyle hedefte görünenleri karşılaştırın.
Temsili örnek: Bir dosyadan diğerine aktarımda hedef dosyada bazı evraklar görünürken bir ek görünmüyorsa, önce ekin kaynak dosyada bulunup bulunmadığını ve hedef ekranda farklı bir yerde listelenip listelenmediğini kontrol edin. Bu örnek, aktarımın sonucu veya nedeni hakkında kesin bir kural göstermez.
Kaynak ve hedef dosyada neleri karşılaştırmalısınız?
Karşılaştırmayı aynı aktarım kapsamı ve mümkün olduğunca aynı görüntüleme ölçütleriyle yapın. Ekran adları ve işlem seçenekleri değişebileceğinden, burada belirli bir menü yolunun her kullanıcı için geçerli olduğu varsayılmamalıdır.
-
Dosya ve işlem bilgilerini eşleştirin
Kaynak ve hedef dosyayı, aktarım türünü ve ekranda görünen işlem tarihini not edin. Karşılaştırdığınız kayıtların aynı aktarım işlemine ait olduğundan emin olun.
-
Belge kayıtlarını tek tek kontrol edin
Belge adı veya türü, tarih, varsa kayıt numarası ve ek bilgisi gibi ekranda sunulan tanımlayıcıları karşılaştırın. Her ekin ayrıca listelenip listelenmediğini de kontrol edin.
-
Görüntüleme seçeneklerini gözden geçirin
Belge farklı bir sekmede veya listede olabilir. Uygunsa filtreleri, tarih aralığını ve sıralamayı kontrol edip listeyi yeniden görüntüleyin. Bir kaydı görememeniz, o kaydın dosyada kesinlikle bulunmadığını göstermez.
-
Eksik veya mükerrer görünen kayıtları not edin
Her kayıt için kaynakta görünüp hedefte görünmediğini, hedefte birden fazla kez listelendiğini ya da ekinin görünmediğini ayrı ayrı yazın. Ekran görüntüsü alacaksanız dosya ve kişi bilgilerini gereksiz yere paylaşmayın; başvuruya eklemeden önce kişisel verileri koruyun.
Başvuru yapmadan önce kontrol edin
- Aktarımın kaynak ve hedefini, işlem tarihini ve ekrandaki durum ifadesini not ettim.
- Karşılaştırdığım kayıtların aktarım kapsamına girdiğini kontrol ettim.
- Farklı sekme, filtre, tarih aralığı ve sıralama seçeneklerini gözden geçirdim.
- Eksik veya mükerrer görünen her kaydı tanımlayıcı bilgileriyle ayrı ayrı yazdım.
- Varsa hata veya bildirim metnini, tarih ve saat bilgisiyle kaydettim.
- Başvuruda sorunun hangi dosyada, hangi kayıtta ve hangi işlemden sonra görüldüğünü açıklayacak bilgileri hazırladım.
Eksiklik görünüyorsa nereye başvurabilirsiniz?
Önce aktarımın türünü ve işlemi hangi birimin ya da sistemin başlattığını belirleyin. Sorun teknik bir aktarım veya görüntüleme problemiyse, kullandığınız resmî sistemde gösterilen destek ya da bildirim kanalını kontrol edin. Eksik görünen kayıt dosyanın içeriğiyle veya dosyada yapılmış bir işlemle ilgiliyse, dosyanın bulunduğu ilgili birime hangi kanaldan başvurulacağını sorun. Hangi kanalın uygun olduğu, kullanılan ekrana ve aktarımın kim tarafından yürütüldüğüne bağlıdır; doğrulanmamış bir menü adı veya başvuru adresi varsaymayın.
Başvurunuzda kaynak ve hedef bilgilerini, aktarımın yaklaşık tarihini, eksik ya da mükerrer görünen kayıtları ve aldığınız hata mesajını belirtin. Elinizde varsa karşılaştırmayı gösteren ekran görüntüsünü veya kayıt listesini ekleyin; yalnızca gerekli bilgileri paylaşın. Başvurunun alındığını gösteren kayıt ya da başvuru numarası verilirse saklayın.
Aktarımın tamamlanması, bir dilekçenin veya belgenin usulüne uygun sunulduğunu tek başına kanıtlamaz. Belgenin sunulup sunulmadığı konusunda tereddüt varsa, yalnızca aktarım etiketine dayanmayın; ilgili başvuru veya dosya kaydını ayrıca kontrol edin. Bir işlem için süre söz konusu olabileceğini düşünüyorsanız, sürenin başlangıcını ve hangi işlem için geçerli olduğunu somut dosyanız üzerinden doğrulatın.
Dosyanın bütününe bakın
Birden fazla belgeyi birlikte değerlendiren dosya analizi: kronoloji, eksik belgeler, çelişkiler ve süreler, her biri kaynağa bağlı.