Rehber · Belge analizi

UYAP aktarımında dosya ve evrak sayıları nasıl karşılaştırılır?

UYAP aktarımında kaynak ve hedef dosyadaki sayıları karşılaştırırken önce aynı şeyi saydığınızdan emin olun: evrak kaydı, evrakın eki, sayfa ve indirilen dosya birbirinden farklı birimlerdir. Ardından iki taraftaki kayıtları tarih, evrak türü, ad ve varsa belge kimliğiyle eşleştirin; eşleşmeyenleri ve açılamayanları ayrı ayrı inceleyin. Toplam sayıların eşit olması, her belgenin eksiksiz ve okunabilir aktarıldığını tek başına göstermez.

Bilgisayar ekranında iki belge listesini karşılaştıran kişi
Fotoğraf: Zulfugar Karimov / Pexels

Hukuk Dosyam Editör Ekibi Yayın tarihi

Önce hangi sayıyı karşılaştırdığınızı belirleyin

“Evrak sayısı” farklı şeyleri ifade edebilir. Bir dosyada listelenen her satır bir evrak kaydı olabilir; bir evrakın birden fazla eki bulunabilir. Sayfa sayısı ise belgenin içindeki sayfaları, bilgisayara indirilen dosya sayısı da kaydedilen dosyaları ifade eder.

Bu nedenle kaynak ve hedef ekranda görünen toplamları doğrudan karşılaştırmadan önce sayımın kapsamını not edin. Örneğin bir ek, listede ayrı bir evrak kaydı olarak görünmüyorsa toplam kayıt sayısına eklenmeyebilir. Ekranlarda farklı filtreler veya farklı listeleme seçenekleri etkinse sayılar da farklı görünebilir.

UYAP hizmetine, kullanıcı yetkisine ve kullanılan sürüme göre ekran adları ve gösterilen bilgiler değişebilir. Görünen listenin hangi kayıtları kapsadığını anlamıyorsanız, sayıyı kesin bir aktarım sonucu olarak kabul etmeyin.

Kaynak ve hedef dosyayı nasıl karşılaştırırsınız?

Kaynak ve hedef dosyadaki evrak kayıtlarını eşleştiren karşılaştırma tablosu
Fotoğraf: Alexander Suhorucov / Pexels

Karşılaştırmayı yalnızca toplam üzerinden değil, kayıt bazında yapın. Ekranlarda aynı kapsamı seçebildiğinizden emin olun; dışa aktarma veya liste alma seçenekleri her kullanıcıda ya da hizmette bulunmayabilir.

  1. Kaynak ve hedef kapsamını kaydedin

    Dosyanın kimliğini ve karşılaştırma yaptığınız tarihi not edin. Her iki tarafta da hangi dosyanın, listenin ve varsa filtrelerin kullanıldığını kaydedin. Farklı kapsamları içeren iki toplamı eşdeğer saymayın.

  2. Aynı sayım birimini seçin

    Karşılaştırmanızın evrak kaydı, ek, sayfa veya indirilen dosya sayısından hangisi olduğunu belirleyin. Kaynakta kayıt sayısını, hedefte sayfa sayısını karşılaştırmak anlamlı bir eşleştirme vermez.

  3. Kayıt envanteri oluşturun

    Erişebildiğiniz bilgilerle her iki dosyanın kayıtlarını ayrı ayrı listeleyin. Tarih, evrak türü, görünen ad ve varsa belge kimliği gibi alanları kullanın. Listeyi dışa aktaramıyorsanız, ekranda görünen bilgileri not edin veya kayıtları incelemenize yardımcı olacak şekilde görüntü alın.

  4. Kayıtları eşleştirin

    Önce varsa belge kimliğini, ardından tarih ve evrak türü gibi bilgileri karşılaştırın. Yalnızca ada göre eşleştirme yapmayın: aynı adlı kayıtlar farklı belgeler, farklı adlı kayıtlar aynı belgenin kopyaları olabilir. Şüpheli eşleşmelerde belge içeriğini de kontrol edin.

  5. Farkları sınıflandırın ve önemli belgeleri açın

    Kayıtları “eşleşti”, “kaynakta var, hedefte görünmüyor”, “hedefte var, kaynakta görünmüyor” ve “eşleşmesi belirsiz” olarak ayırın. Önemli belgeleri iki tarafta da açıp içeriğin görüntülenip görüntülenmediğini kontrol edin. Toplamların eşitliği, içeriklerin eksiksiz veya okunabilir olduğunun kanıtı değildir.

  6. Aktarım bilgisini ve uyarıları inceleyin

    Aktarım sırasında görüntülenen kayıt veya hata bilgisi varsa, hangi işlemle ve hangi dosyayla ilgili olduğunu not edin. Uyarının yalnızca belirli bir belgeyi mi yoksa aktarımın tamamını mı etkilediği ekrandaki bilgiyle anlaşılamıyorsa, bunu varsayımla sonuçlandırmayın.

Sayılar farklıysa neyi kontrol etmelisiniz?

Evrak listesinde eşleşmeyen kayıtların işaretlendiği bir inceleme ekranı
Fotoğraf: cottonbro studio / Pexels

Sayı farkı tek başına aktarımın eksik olduğu anlamına gelmez. Önce iki listenin aynı kayıt kapsamını gösterip göstermediğine, filtrelerin veya erişim yetkilerinin görünümü etkileyip etkilemediğine bakın. Ardından farkın kayıt sayısında mı, eklerde mi, sayfalarda mı yoksa indirilen dosyalarda mı olduğunu belirleyin.

Kaynakta görünüp hedefte görünmeyen bir kayıt için, hedef listede ilgili evrak türü ve tarih aralığının yer alıp almadığını kontrol edin. Hedefte görünmeyen bir kayıt olduğu sonucuna yalnızca toplamların farklı olmasından varmayın. Görünen kayıtlar, kullanılan liste ve erişim kapsamıyla sınırlı olabilir.

Hedefte benzer adlı bir kayıt varsa bunu otomatik olarak eksik kaydın karşılığı saymayın. Varsa belge kimliğini; yoksa tarih, tür ve içeriği birlikte inceleyin. Belge açılmıyorsa ya da içeriği eksik görünüyorsa, bunu yalnızca sayı karşılaştırmasının sonucu olarak değil, ayrıca incelenmesi gereken bir sorun olarak kaydedin.

Ekran görüntüsü, varsa aktarım bilgisi ve ilgili kayıtları saklayın. Sorun teknik görünüyorsa UYAP hizmetinin destek kanalına; evrakın dosyadaki hukuki etkisi, içeriği veya usulüne uygun sunulup sunulmadığı konusunda tereddüdünüz varsa dosyanın niteliğini bilen bir hukukçuya danışın. Sayısal karşılaştırma, bu hukuki soruları tek başına yanıtlamaz.

Karşılaştırma kontrol listesi

  • Kaynak ve hedef dosyanın doğru dosyalar olduğunu kontrol ettim.
  • İki tarafta da aynı liste kapsamını ve mümkün olduğunca aynı filtreleri kullandım.
  • Evrak kaydı, ek, sayfa ve indirilen dosya sayılarını birbirinden ayırdım.
  • Kayıtları yalnızca adlarına göre değil; varsa kimlik, tarih ve evrak türüne göre karşılaştırdım.
  • Belirsiz eşleşmeleri ve her iki listede farklı görünen kayıtları ayrıca işaretledim.
  • Önemli belgeleri açarak içeriklerinin görüntülenip görüntülenmediğini kontrol ettim.
  • Varsa aktarım uyarısını, ilgili kayıtları ve inceleme tarihini not edip sakladım.

Belgenizin ne söylediğini görün

Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.

Belge analizini inceleyin

Etiketler