Vekâletname Paylaşmadan Önce Kişisel Veriler Nasıl Gizlenir?

Vekâletname, bir kişinin başka bir kişiye belirli işleri yapması için yetki verdiğini gösteren belgedir. Bir kurumun, kişinin veya çevrim içi platformun belge örneği istemesi, belgedeki her bilginin mutlaka paylaşılması gerektiği anlamına gelmez. Ancak hangi alanların gerekli olduğu, alıcının kim olduğuna ve belgenin hangi işlem için kullanılacağına bağlıdır.

Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmeli; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Bu ilkeler, istenen amaç için gerekmeyen bilgileri paylaşmama yaklaşımını destekler; ancak belirli bir alanın her durumda gizlenebileceğini tek başına göstermez. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4)

Vekâletname kopyasının başka bir kişi veya kuruma iletilmesi, kişisel verilerin aktarılması kapsamında değerlendirilebilir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.8’e göre kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası olmadan kural olarak aktarılamaz; maddede belirtilen şartlardan biri varsa açık rıza aranmadan aktarım mümkündür. Bu şartların somut olaya uygulanıp uygulanmadığı, yalnızca bu rehberdeki bilgilerle belirlenemez. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.8)

Alıcıya şu soruları yazılı olarak yöneltin: Belge hangi işlem için kullanılacak? Tam belge mi gerekiyor, yoksa ilgili sayfa veya kısmi kopya yeterli mi? Hangi alanların görünür olması zorunlu? Belge kimlerle ve hangi kanaldan paylaşılacak? Yanıt alamıyorsanız, belgeyi göndermeden önce bu belirsizlikleri gidermeye çalışın.

Vekâletnamede vekâlet verenin ve vekilin adı, T.C. kimlik numarası, adresi, imzası, belge tarihi, noter bilgileri ve verilen yetkilerin kapsamı yer alabilir. Hangi bilgilerin bulunduğunu belgenin her sayfasında ayrı ayrı kontrol edin; bu alanların hepsinin her vekâletnamede bulunduğunu veya her paylaşımda gizlenebileceğini varsaymayın.

Önce alıcının işlem için hangi bilgileri doğrulaması gerektiğini öğrenin. Bu ihtiyaçla ilgisi olmadığı doğrulanan alanları, örneğin bir örnek belge gösterilmesi amacıyla paylaşılacak kopyada maskelemeyi değerlendirebilirsiniz. Belgenin hangi kişiye ait olduğunu veya yetkinin içeriğini anlamak için gerekli olabilecek bilgileri ise alıcıdan teyit almadan kapatmayın.

Temsili örnek: Bir platform, vekâletnameyi yalnızca başvuru sırasında hangi tür yetkinin verildiğini görmek için istiyorsa, başvuran kişi kimlik numarası veya adres gibi alanların görünmesinin gerekip gerekmediğini platforma sorabilir. Bu örnek, söz konusu alanların o platformda mutlaka gizlenebileceği anlamına gelmez; kabul şartını alıcıdan doğrulamak gerekir.

Maskeleme, asıl belgeyi değiştirmek değil, paylaşılacak kopyayı hazırlamaktır. Asıl belgeyi veya resmî işlemde kullanılacak belgeyi değiştirmek, belgenin kabulünü ya da işlemin sonucunu etkileyebilir. Kopya yeterli değilse veya belge dava, icra takibi, taşınmaz işlemi ya da başka bir resmî süreçte kullanılacaksa, ilgili alıcıya tam belgenin gerekip gerekmediğini sorun.

Alıcı hangi alanların gerekli olduğunu açıklamıyorsa, yalnızca maskeleme yapıp belgeyi göndermek yerine kullanım amacını ve kabul edeceği kopya türünü sorun. Tam belge gerektiği söyleniyorsa, bunun nedenini ve hangi bilgilerin doğrulanacağını netleştirin.

Belge resmî bir işlemde kullanılacaksa, kısmi kopyanın yeterli olup olmadığını ilgili işlem ve alıcı özelinde doğrulayın. Belgenin hukuki etkisi, yetki kapsamı veya somut bir uyuşmazlık bakımından hangi bilgilerin açık kalması gerektiği konusunda tereddüt varsa, belgeyi ve kullanım amacını bir hukukçuya gösterin. Teknik olarak gizlenen verinin dosyadan gerçekten kaldırılıp kaldırılmadığından emin değilseniz, dosyayı göndermeden önce kullandığınız uygulamanın destek kaynaklarından yardım alın.