Rehber · Belgeler
Vekâletnamede Ekler ve Atıf Yapılan Belgeler Nasıl Bulunur?
Vekâletnamede anılan eki bulmak için önce belgenin tam adını, tarihini, numarasını ve atfın geçtiği bölümü kontrol edin; ardından vekâletnameyi düzenleyen noterliğe, vekâlet verene veya vekile ve ilgili işlem ya da dosyanın bulunduğu yere başvurmayı değerlendirin. Atıf yapılan belgenin vekâletname nüshasına eklenmiş olması şart değildir; yalnızca atıf bulunması belgenin nerede saklandığını göstermez. Kayıtların içeriği ve erişim imkânı, belgenin türüne ve başvuran kişinin durumuna göre değişebilir.
“Ek” ibaresi belgeyi nüshada bulacağınız anlamına gelmez
Vekâletnamede “ek”, “ayrılmaz parça”, “ekli belge” veya benzeri bir ifade yer alabilir. Bu ifadeler, metnin başka bir belgeyi anabileceğini gösterir; ancak o belgenin elinizdeki nüshaya fiziksel ya da elektronik olarak iliştirildiğini tek başına kanıtlamaz.
Atfın biçimine dikkat edin. Belgenin adı ve tarihi açıkça yazılmış olabilir; yalnızca bir işlem dosyasına, protokole veya başka bir kayda gönderme de yapılmış olabilir. Belgenin adının geçmesiyle belgenin nüshaya eklenmiş olması aynı şey değildir.
Temsili örnek: Vekâletnamede “... tarihli protokol” ifadesi bulunuyor, fakat protokol elinizdeki kâğıtların arasında yok. Bu durumda önce atfın devamında tarih, numara, taraf adı veya düzenleyen kurum gibi ayırt edici bilgiler bulunup bulunmadığını kontrol edin. Örnek kurgusaldır.
Önce vekâletname metninden hangi bilgileri çıkarmalısınız?
Aramaya başlamadan önce elinizdeki nüshada atfın tam olarak ne söylediğini kaydedin. Belgeyi yalnızca benzer bir adla aramak, farklı tarihli veya numaralı bir kayıtla karışmasına yol açabilir.
-
Atfın geçtiği bölümü not edin
İlgili cümleyi, paragrafı veya başlığı aynen kaydedin. “Ek”, “ekli”, “dayanak” ya da “... tarihli belgeye göre” gibi ifadeler arasındaki farkı koruyun; metnin anlamını kendi yorumunuzla değiştirmeyin.
-
Ayırt edici bilgileri arayın
-
Nüshanın tamamını kontrol edin
-
Nüshanın kaynağını belirleyin
Belgenin kimden ve ne zaman alındığını, kâğıt nüsha mı yoksa dijital kopya mı olduğunu ve sonradan başka belgelerle birlikte verilip verilmediğini not edin. Farklı nüshalar aynı ekleri veya aynı kayıtları içermeyebilir.
Belgeyi hangi yerlerde araştırabilirsiniz?
Atfı belirginleştirdikten sonra, belgeyi düzenlemiş veya daha önce teslim almış olabilecek kişilerden ve ilgili işlem kayıtlarından başlayarak araştırma yapın. Her başvuruda, aradığınız belgenin vekâletnamede nasıl anıldığını ve elinizdeki ayırt edici bilgileri paylaşın.
- Vekâletnameyi düzenleyen noterlik: Vekâletnamenin düzenlendiği noterlikle iletişime geçip elinizdeki nüshada atıf yapılan belgenin noterlikteki işlem kaydında veya dosyasında bulunup bulunmadığını sorun. Belgenin orada kayıtlı olduğu ya da size verilebileceği varsayılmamalıdır.
- Vekâlet veren veya vekil: Belgeyi hazırlayan, noterliğe sunan ya da işlem sırasında kullanan kişi, ayrı bir nüshayı veya belgenin nereden temin edildiğine ilişkin bilgiyi saklıyor olabilir. Hangi kişinin hangi belgeyi elinde bulundurduğunu doğrudan sorun.
- Belgenin düzenleyicisi: Atıfta bulunulan belge başka bir kişi, kurum veya kuruluş tarafından hazırlanmışsa, belgenin adı, tarihi ve numarasıyla düzenleyicisine başvurmayı değerlendirin.
- İlgili işlem veya dosyanın bulunduğu yer: Atıf belirli bir başvuruya, işleme ya da dosyaya işaret ediyorsa dosyanın hangi kurumda veya kişide bulunduğunu ve belgeye erişim koşullarını sorun. Erişimin mümkün olup olmadığı, başvuranın sıfatına ve belgenin niteliğine göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Başvuruda “Ek nerede?” demek yerine atıf cümlesini ve elinizdeki tarih, numara, belge adı gibi bilgileri birlikte iletin. Belge bulunamazsa, arama yapılan kaydın hangi dönem veya dosya için kontrol edildiğini ve başka bir nüsha ya da kayıt bulunup bulunmadığının ayrıca araştırılıp araştırılamayacağını sorun.
Başvurmadan önce bu bilgileri hazırlayın
- Vekâletnamenin elinizdeki nüshasının tüm sayfalarını ve varsa dijital eklerini kontrol ettim.
- Atıf yapılan ifadenin geçtiği bölümü aynen kaydettim.
- Belge adı, tarih, numara, taraflar ve düzenleyen bilgilerini ayrı ayrı not ettim; metinde bulunmayanları tahmin etmedim.
- Vekâletnamenin hangi noterlikte düzenlendiğini ve elimdeki nüshanın kimden geldiğini belirledim.
- Atfın ilgili olabileceği işlem veya dosyanın hangi kişi ya da kurumda bulunduğunu araştırdım.
- Belgeyi isteyen kişi veya kurumdan, hangi belgenin hangi amaçla gerektiğini ve kabul edilebilir kopya türünü netleştirdim.
- Başvuru sırasında kişisel veya gizli bilgi paylaşmam gerekebileceğini dikkate alarak erişim ve paylaşım koşullarını sordum.
Belge bulunamazsa neyi doğrulayın?
Noterlikte, kişide veya işlem dosyasında yapılan ilk aramada belgenin görülmemesi, belgenin hiç düzenlenmediğini ya da hiçbir yerde bulunmadığını tek başına göstermez. Elinizdeki vekâletname nüshası, noterlikteki kayıt ve başka bir işlem dosyasındaki evrak farklı içerikte olabilir.
Önce aramanın hangi belge adı, tarih veya numarayla ve hangi kayıt ya da dosyada yapıldığını netleştirin. Atıf belirsizse, vekâletnameyi düzenleyen noterliğe veya ilgili işlemi yürüten kuruma atfın nasıl tanımlanabileceğini sorun. Belgenin kimin tarafından düzenlendiği veya işlem sırasında kime teslim edildiği de araştırma yerini değiştirebilir.
Belge, kullanacağınız yetkinin kapsamını anlamak bakımından önemliyse veya atfın neye gönderme yaptığı açıklığa kavuşmuyorsa, belgeyi kullanmadan önce ilgili kurumdan ya da bir hukuk uzmanından somut evrak üzerinden görüş alın. Bu rehber, vekâletnamenin geçerliliği, yetkinin kapsamı veya belirli bir işlemde kabul edilip edilmeyeceği konusunda karar vermez.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.