Rehber · Belgeler
Vekâletnameyi kontrol etmek için yapılacaklar listesi
Vekâletnamenin amacınıza uygun olup olmadığını anlamak için önce hangi işlemin yapılacağını belirleyin; ardından taraf bilgilerini, verilen yetkileri, tarih ve süre bilgilerini ve belgenin sunulacağı kurumun taleplerini kontrol edin. Bir yetkinin belgede yazması, o yetkinin yapılacak somut işlem için yeterli olduğunu tek başına göstermez. Eksik veya belirsiz gördüğünüz noktaları not edin ve belgeyi düzenletmeden ya da kullanmadan önce ilgili kurumdan veya gerekli durumda hukukçudan doğrulayın.
Önce yapılacak işi netleştirin
Günlük kullanımda vekâletname, bir kişinin belirli işleri kendi adına yürütmesi için başka bir kişiye yetki verdiğini gösteren belgeyi ifade eder. Vekil, adına işlem yapması için yetki verilen kişidir; yetkiyi veren kişi ise vekâlet verendir.
Belgeyi hazırlatmadan veya size sunulan belgeyi değerlendirmeden önce işlemi açıkça yazın. Örneğin yalnızca bir kuruma başvuru yapılacaksa bunu, taşınmazla ilgili bir işlem yürütülecekse ilgili işlem türünü belirtin. “İşlerimi takip etsin” gibi genel bir açıklama, hangi işlemlerin yapılmasının amaçlandığını anlamaya yetmeyebilir.
İşlem birden fazlaysa her birini ayrı ayrı sıralayın. Belgenin kullanılacağı kuruma da hangi işlemi yapacağınızı ve hangi belgeleri istediğini sorun. Kurumun talebini, mümkünse yazılı veya kontrol edilebilir biçimde alın; genel bir vekâletname örneğinin kendi işleminize uygun olduğunu varsaymayın.
Belgeyi hazırlamadan önce bilgileri toplayın
Vekâletname düzenlenmeden önce aşağıdaki bilgileri bir araya getirin. Bu hazırlık, belgeye hangi amacın ve hangi kişilerin yazılacağını netleştirir; tek başına belgenin gerekli biçimde düzenlendiğini göstermez.
-
İşlemi ve kullanılacağı yeri belirleyin
Yapılacak işlemi, işlemin konusunu ve belgeyi sunacağınız kurum ya da kişiyi not edin. Kurumdan, kabul edeceği belge biçimini ve aradığı yetki ifadelerini ayrıca sorun.
-
Tarafların bilgilerini doğrulayın
Vekâlet verenin ve vekilin adlarını, soyadlarını, kimlik veya pasaport bilgilerini ve gerekli olabilecek diğer bilgileri hazırlayın. Bilgileri resmî kimlik belgesindeki yazımla karşılaştırın; hangi bilgilerin gerekli olduğunu belgeyi düzenleyen yere ve işlemi kabul edecek kuruma sorun.
-
İstenen yetkileri ayrı ayrı yazın
Vekilin hangi işi yapmasını istediğinizi somut fiillerle listeleyin. Birden fazla işlem varsa her birini ayırın. Belgenin gereğinden geniş bir yetki içerip içermediğini de değerlendirin.
-
Tarih ve süre konusunu netleştirin
-
Belgenin nerede ve hangi dilde düzenleneceğini belirleyin
Belge yurt dışında düzenlenecekse veya yabancı dildeyse tasdik ve tercüme gerekip gerekmediğini, kullanılacağı kurumdan ve belgeyi düzenleyecek yerden önceden doğrulayın.
Vekâletnameyi kullanmadan önce kontrol edin
- Belgedeki vekâlet veren ve vekil bilgileri kimlik belgelerindeki bilgilerle uyumlu mu?
- Belgede yapılması istenen işlem, sizin gerçek amacınızı açık ve doğru biçimde anlatıyor mu?
- Vekilin yapmasını beklediğiniz her işlem belgede belirtilmiş mi?
- Yetki ifadeleri, belgenin sunulacağı kurumun somut işlem için istediği kapsamla örtüşüyor mu? Bu uygunluğu yalnızca ifadeyi okuyarak kesinleştirmeyin.
- Belgede tarih veya süre kaydı varsa bunları not ettiniz mi? İşlem tarihinde belgenin kullanılabilir olup olmadığını ayrıca doğruladınız mı?
- Belgedeki imza ve belge biçiminin, düzenlendiği yer ve yapılacak işlem bakımından kabul edilip edilmeyeceğini ilgili kuruma sordunuz mu?
- Belge yurt dışında düzenlenmiş veya yabancı dilde hazırlanmışsa tasdik ve tercüme gerekliliklerini doğruladınız mı?
- Daha önce düzenlenmiş bir belgeyse, sonradan değişiklik veya sona erme durumu olup olmadığını yalnızca elinizdeki nüshaya bakarak varsaymak yerine ayrıca kontrol ettiniz mi?
Belgedeki yetkiler işleminize yetiyor mu?
Belgeyi okuyup, yapmak istediğiniz her işlemi belge üzerindeki yetki ifadeleriyle karşılaştırın. Örneğin başvuru yapma, belge teslim etme veya bir işlem hakkında bilgi alma gibi amaçları birbirinden ayırın; bunların aynı yetki kapsamında olduğunu varsaymayın.
Bazı işlemler için gerekli yetkiler veya belge biçimi, işlemin türüne ve belgeyi kabul edecek kurumun talebine bağlı olabilir. Kaynaklarda belirli işlemler için gereken özel yetkiler ve şekil şartları yer almadığından, burada belirli bir ifadenin yeterli olduğu söylenemez. Kuruma işlemin tam adını vererek “Bu belgede hangi yetkiler açıkça bulunmalı?” diye sorun.
Belgede eksik, anlaşılması güç veya gereğinden geniş bulduğunuz bir ifade varsa, bunu değiştirmeden ya da belgeyi kullanmadan önce düzenlemeyi yapacak yere danışın. Özellikle taşınmaz, para veya başka kişiler adına işlem gibi sonuçları önemli olabilecek bir konu söz konusuysa, somut metnin ve işlemin hukukçu tarafından birlikte değerlendirilmesini isteyin.
Tarih, süre ve belgenin güncel durumunu doğrulayın
Belgede bir düzenlenme tarihi veya süre kaydı varsa bunları ayrı ayrı kontrol edin. Bu kayıtların bulunması, belgenin bugün kullanılabileceğini tek başına kanıtlamaz. Belgenin geçerliliği; işlem tarihi, belgeye sonradan yapılan işlemler ve ilgili kurumun değerlendirmesi gibi eldeki nüshadan anlaşılamayabilecek bilgilere bağlı olabilir.
Belge daha önce düzenlendiyse, değişiklik, geri alma veya sona erme iddiası olup olmadığını ilgili kişilerden ve işlemi kabul edecek kurumdan doğrulayın. Kurumun belgeye ilişkin güncel talebini de yeniden sorun. Dosyada bir kayda rastlamamanız, böyle bir işlem hiç yapılmadığını kesin olarak göstermez.
Kaynaklarda vekâletnamenin süresi veya sona erme koşulları hakkında kanun maddesi bulunmadığı için belirli bir süre ya da sonuç burada kesin kural olarak verilemez. İşlem günü belgenin kullanılabilir olup olmadığından emin değilseniz, nüshayı ve varsa sonraki yazışmaları belgeyi düzenleyen yere veya hukukçuya gösterin.
İmza ve belge biçimini ilgili kurumla teyit edin
Belgede imza bulunması veya belgenin belirli bir yerde düzenlenmiş olması, her işlem için yeterli biçimde hazırlandığını tek başına göstermez. İmza, düzenleme biçimi ve ek belgeler bakımından arananlar işlemin türüne ve belgeyi sunacağınız yere göre değişebilir.
Belgeyi hazırlatmadan önce kurumdan kabul ettiği belge biçimini, gerekli olabilecek ekleri ve varsa tercüme ya da tasdik şartlarını sorun. Yurt dışında düzenlenen veya yabancı dilde olan belgelerde bu gereklilikleri özellikle teyit edin. Bu başlıklar için kaynaklarda özel şekil şartı metni bulunmadığından, burada kesin bir koşul listesi verilemez.
Eksik veya belirsiz nokta varsa ne yapmalı?
Kontrol sırasında bir eksiklik fark ederseniz önce bunu somutlaştırın: Hangi işlem yapılacak, belgede hangi ifade eksik veya anlaşılmaz ve hangi kurum belgeyi kabul edecek? Bu üç bilgiyi not etmek, doğru soruyu sormanızı kolaylaştırır.
Ardından:
- Belgeyi sunacağınız kuruma işlem türünü belirterek hangi yetki ve belge biçimini aradığını sorun.
- Eksik ya da belirsiz ifadeyi belgeyi düzenleyecek yere iletip nasıl düzeltileceğini teyit edin.
- Belgenin kapsamı önemli sonuç doğurabilecek bir işlemle ilgiliyse, belgeyi ve işlem bilgilerini bir hukukçuya birlikte gösterin.
Belgenin belirli bir işlem için kesinlikle geçerli veya yetersiz olduğu, yalnızca bu listedeki kontrollerle belirlenemez. Bu rehber genel hazırlık içindir; kişiye özel vekâletname değerlendirmesi veya belge taslağı yerine geçmez.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.