Rehber · Belge analizi
Vekâletnameyi yapay zekâ analizine hazırlarken hangi bilgileri korumalısınız?
Vekâletnameyi yapay zekâya göndermeden önce kimlik ve iletişim bilgileri gibi analiz için gerekmeyen kişisel verileri gizleyin; sorunuzun yanıtlanması için gerekli yetki ifadelerini ve ilgili bağlamı ise koruyun. İmza, barkod, karekod, noter bilgisi veya dosya numarası gibi unsurları otomatik olarak silmeyin; önce sorunuz için gerekli olup olmadıklarını ve belgeyi tanımlayıp tanımlamadıklarını değerlendirin. Ayrıca kullanacağınız hizmetin güncel saklama ve veri kullanımı koşullarını kontrol edin. Yapay zekâ çıktısı, vekâletnamenin gerçekliğini, güncelliğini veya hukuki geçerliliğini tek başına doğrulamaz.
Önce hangi soruya yanıt aradığınızı belirleyin
Belgede neyi anlamak istediğiniz, hangi bölümlerin analiz için gerekli olduğunu belirler. Örneğin sorunuz belirli bir işlemin vekile verilip verilmediğiyse, o işleme ilişkin yetki ifadeleri ve bunların içinde bulunduğu cümleler gerekli olabilir. Yalnızca tek bir kelimeyi bırakmak, ifadenin kapsamını veya koşullarını belirsizleştirebilir.
Sorunuz vekâletnamede hangi yetkilerin yer aldığını anlamaksa, ilgili yetki bölümlerini ve bunları yorumlamak için gereken başlık ya da açıklamaları koruyun. Kimlik numarası, adres veya telefon numarası gibi bilgiler, çoğu metin incelemesinde soruyu yanıtlamak için gerekli olmayabilir; yine de kendi talebinize göre kontrol edin.
Yapay zekâdan isteyeceğiniz incelemeyi dar ve açık yazın. Örneğin, “Bu metinde taşınmaz satışıyla ilgili bir yetki ifadesi var mı? İlgili cümleyi göster ve belirsiz kalan noktaları belirt” diyebilirsiniz. Bu istek, belgenin hukuken geçerli olduğunu onaylamasını istemekten farklıdır.
Hangi bilgileri gizlemeyi değerlendirmelisiniz?
Gizleme, bir bilginin paylaşılan belgede okunmasını veya erişilmesini önlemeye yönelik işlemdir; yalnızca üstünü örtmek yeterli olmayabilir. Belgedeki unsurları tek tek değerlendirin; her belge türünde aynı bilgilerin gerekli veya gereksiz olacağını varsaymayın.
-
Kimlik ve iletişim bilgileri
Ad, soyad, kimlik numarası, adres, telefon ve e-posta gibi bilgileri inceleyin. Sorunuz kişinin kimliğini veya iletişim bilgisini gerektirmiyorsa bu alanları gizlemeyi değerlendirin. Birden fazla kişinin bilgisi varsa yalnızca kendi bilgilerinize değil, vekâlet verenin ve vekilin bilgilerine de bakın.
-
İmza ve kişiyi tanımlayabilecek işaretler
Islak imza, paraf, mühür veya kişiyi belirlemeye yardımcı olabilecek başka işaretleri kontrol edin. İmza, belgenin doğruluğunu inceleme sorusu için anlamlı olabilir; yalnızca metindeki yetkileri anlamak istiyorsanız gerekli olmayabilir. Ne için analiz yaptığınıza göre karar verin.
-
Barkod, karekod ve doğrulama bilgileri
Barkod, karekod, doğrulama kodu, noter bilgisi ve dosya numarası belgeyi tanımlayabilir veya belge hakkında ek bilgiye erişimde kullanılabilir. Bunları paylaşmanın gerekli olup olmadığını değerlendirin. Belgenin doğrulanmasını gerektiren bir incelemede bu unsurlar önemli olabilir; ancak bunların paylaşılması, yapay zekâ aracının belgeyi gerçekten doğrulayacağı anlamına gelmez.
-
İşlemle ilgisiz diğer bilgiler
Belgede sorunuzla ilgisi olmayan dosya notları veya başka kişilere ait bilgiler varsa bunları da gözden geçirin. Bir bölümü gizlemek, yetki cümlesinin anlamını değiştirecek veya koşulları görünmez kılacaksa o kısmı kesip atmayın; bunun yerine soruyu daraltın ya da paylaşım için daha uygun bir yöntem seçin.
Gizlenen bilgilerin teknik olarak kaldırıldığını kontrol edin
Bilginin ekranda siyah bir kutuyla kapatılması veya görüntünün kırpılması, her zaman o bilginin dosyadan silindiğini göstermez. Metin seçilebiliyor, kopyalanabiliyor ya da farklı bir görünümde ortaya çıkabiliyorsa gizleme işlemi yalnızca görsel bir örtü olabilir. Dosyanın başka kopyalarında, özelliklerinde veya görüntü katmanlarında kalan bilgiler de paylaşım açısından önem taşıyabilir.
Paylaşmadan önce oluşturduğunuz son dosyayı kapatıp yeniden açın. Görünür alanları, kopyalanabilir metni ve dosya özelliklerinde görünen bilgileri kontrol edin. Mümkünse belgeyi, kullandığınız yöntemin bilgileri gerçekten kaldırdığından emin olduğunuz bir kopya olarak hazırlayın. Emin değilseniz hassas belgeyi yüklemeyin veya teknik destek alın.
Yapay zekâ hizmetinin veri koşullarını inceleyin
Dosyayı göndermeden önce kullandığınız hizmetin güncel ayar ve bilgilendirmelerinde şu soruların yanıtını arayın:
- Yüklenen dosyalar veya yazılan metinler ne kadar süre saklanıyor?
- Girdiler model geliştirmek için kullanılıyor mu; bu kullanım kapatılabiliyor mu?
- Dosyaya kimler veya hangi hizmet sağlayıcılar erişebiliyor?
- Dosyayı ve ilgili verileri silme seçeneği var mı?
- Kullanılan ürün veya hesap türü için farklı koşullar belirtilmiş mi?
Bu koşullar ürüne, hesap türüne ve seçili ayarlara göre değişebilir. Bir hizmetin belirli bir ayarı sunduğunu veya dosyaları saklamadığını, kendi güncel bilgilendirmesini kontrol etmeden varsaymayın. Koşullar anlaşılır değilse ya da belgeyi yüklemek konusunda tereddüdünüz varsa, tanımlayıcı bilgileri kaldırmak tek başına her riski ortadan kaldırmış gibi hareket etmeyin.
Paylaşmadan önce son kontrol
- Yapay zekâya sormak istediğim soruyu belirledim ve gereksiz belge bölümlerini ayıkladım.
- Kimlik ve iletişim bilgileri dâhil, sorum için gerekli olmayan kişisel bilgileri gözden geçirdim.
- Yetki ifadelerinin anlamını değiştirecek cümleleri veya koşulları yanlışlıkla gizlemedim.
- İmza, barkod, karekod, doğrulama kodu, noter bilgisi ve dosya numarasının sorum için gerekli olup olmadığını değerlendirdim.
- Gizlenen bilgilerin son dosyada görünmediğini ve mümkün olduğunda seçilip kopyalanamadığını kontrol ettim.
- Dosya özelliklerinde veya başka bir katmanda kalabilecek bilgileri gözden geçirdim.
- Hizmetin güncel saklama, model geliştirmede kullanma ve erişim koşullarını inceledim.
- Yapay zekâdan belge gerçekliğini veya hukuki geçerliliğini kesin biçimde onaylamasını beklemiyorum.
Yapay zekâ çıktısını nasıl değerlendirmelisiniz?
Yapay zekâ, paylaştığınız metindeki ifadeleri bulmanıza veya belgeyi anlamaya yönelik sorularınıza ilk yanıtı oluşturmanıza yardımcı olabilir. Ancak çıktı, vekâletnamenin gerçek olduğunu, güncel kaldığını veya hukuken geçerli olduğunu tek başına kanıtlamaz. Belgenin düzenlenme koşulları, kullanım amacı ve başka belgelerle ilişkisi sonucu etkileyebilir; bunlar yalnızca metin üzerinden anlaşılamayabilir.
Bir yetkinin kapsamı konusunda tereddüdünüz varsa, ilgili cümleyi ve belgenin bu cümleyi anlamak için gerekli bölümlerini birlikte kontrol edin. İşlem yapmadan önce hangi yetkinin gerektiği, belgenin o işlemde kabul edilip edilmeyeceği veya belgenin geçerliliği gibi somut sorularınız varsa, belgeyi ve işlem bilgilerini bir hukukçuya ya da işlemi yürüten kuruma gösterin. Bu adım özellikle belgenin kullanılması planlanan işlem bakımından önemlidir.
Belgenizin ne söylediğini görün
Tebligat, dilekçe ya da karar: belgenizi yükleyin ya da UYAP’tan aktarın; ne söylediği belgedeki yeri gösterilerek sade dille açıklansın.