Rehber · Belge analizi
Yapay zekâ araçlarına belge yüklerken hangi veriler gerçekten gerekli?
Gerekli bilgiler, belgenin türüne ve yapay zekâdan istediğiniz yardıma bağlıdır: Özet için çoğu zaman metnin ilgili bölümleri yeterliyken, tarih sıralaması veya tutar kontrolü istiyorsanız bu bilgileri korumanız gerekir. Ad, kimlik numarası, iletişim bilgisi, imza ve üçüncü kişilere ait verileri ise istenen iş için gerçekten gerekmiyorsa yüklemeden önce gizlemeyi değerlendirin. Gizlenmiş bir alanın metnin anlamını değiştirmediğini ve dosyada görünmeyen ek bilgilerin kalmadığını ayrıca kontrol edin.
Hangi bilgilerin gerekli olduğu neye bağlı?
Önce yapay zekâdan tam olarak ne istediğinizi belirleyin. Belgeyi özetletmek, tarihleri sıralatmak, iki metni karşılaştırmak veya belirli bir soruya yanıt aramak farklı bilgileri gerektirebilir.
Örneğin, bir yazının ana fikrini öğrenmek için çoğu durumda ilgili metin bölümleri yeterli olabilir. Bir ödeme çizelgesindeki kalemleri toplatmak istiyorsanız tutarları ve bunların hangi kalemlere ait olduğunu belirten açıklamaları korumanız gerekir. Bir sözleşmede tarafların yükümlülüklerini karşılaştırırken, tarafların adları yerine “Taraf A” ve “Taraf B” kullanmak mümkün olabilir; ancak hangi yükümlülüğün hangi tarafa ait olduğunu metin boyunca tutarlı biçimde korumalısınız.
Bu nedenle her belge için geçerli, değişmez bir “gerekli bilgiler” listesi yoktur. İstenen işi yapmaya yetecek en az içeriği seçin; belgeyi anlamak için gerekli olmayan bilgileri paylaşmayın.
Hangi bilgileri gizlemeyi değerlendirmelisiniz?
Yüklemeden önce belgede yalnızca size ait bilgileri değil, adı geçen diğer kişilerin bilgilerini de kontrol edin. İstenen iş için gerekmiyorsa şu alanları maskelemeyi veya belge kopyasından çıkarmayı değerlendirebilirsiniz:
- Ad ve soyad, imza, telefon numarası, e-posta adresi ve açık adres.
- Kimlik, pasaport, müşteri, dosya veya hesap numarası gibi kişiyi ya da hesabı belirleyebilecek bilgiler.
- Sağlık bilgileri, biyometrik bilgiler, inanç veya benzeri mahrem içerikler.
- Belge içindeki üçüncü kişilerin iletişim ve kimlik bilgileri.
- Parola, erişim kodu, oturum bilgisi veya bağlantı üzerinden erişim sağlayabilecek diğer bilgiler.
Bunların her durumda gereksiz olduğu söylenemez. Örneğin, bir belgede tarafların kim olduğuna ilişkin tutarlılığı kontrol etmek istiyorsanız tarafları ayırt eden etiketler gerekebilir; gerçek adların kendisi çoğu zaman bu ayrımı sağlamak için şart olmayabilir. Bir imzanın veya belgedeki kimlik bilgisinin incelenmesi isteniyorsa, gizlemek talep edilen incelemeyi imkânsız ya da yanıltıcı hâle getirebilir. Böyle bir durumda, belgeyi olduğu gibi yüklemeden önce daha sınırlı bir kopya hazırlamanın veya profesyonel destek almanın uygun olup olmadığını düşünün.
Buradaki örnekler, belirli bir bilginin hukuken her durumda paylaşılabileceği ya da paylaşılmasının yasak olduğu anlamına gelmez. Somut yükümlülükler; belgenin niteliğine, kullanım amacına ve ilgili koşullara bağlı olabilir.
Yüklemeden önce nasıl hazırlık yapabilirsiniz?
Belgenin aslını değiştirmeden, yalnızca yüklemek için ayrı bir kopya hazırlayın. Ardından şu adımları izleyin:
-
İstediğiniz çıktıyı netleştirin
Örneğin, “Bu yazıyı özetle” yerine hangi bölümlerin özetlenmesini ve tarihlerin, tutarların ya da tarafların korunup korunmayacağını belirtin. Soru ne kadar belirginse, gereksiz belge içeriğini ayıklamak o kadar kolay olur.
-
Yalnızca ilgili bölümleri kopyalayın
-
Gerekli kimlikleri takma etiketlerle değiştirin
Adların kendisi gerekmiyorsa “Kişi A”, “Şirket B” gibi etiketler kullanın. Aynı kişi belgenin başka yerlerinde de geçiyorsa aynı etiketi kullanarak kimin kim olduğunu metin içinde tutarlı bırakın.
-
Maskelemenin sonucu bozmadığını kontrol edin
Gizlenen bölümün komşu metni anlaşılır kalıyor mu, tarihler ve tutarlar doğru bağlamda mı, belgedeki göndermeler hâlâ takip edilebiliyor mu diye okuyun. Bir alanı kapatmak, incelenmesini istediğiniz ilişkiyi veya anlamı değiştirebilir.
-
Dosyanın görünmeyen içeriğini de gözden geçirin
Word veya benzeri dosyalardaki yorumları, değişiklik geçmişini ve dosya özelliklerini; PDF’lerde kopyalanabilir metni; taramalarda ise görsellerin içindeki yazıları kontrol edin. Ekranda üzeri kapalı görünen bilgi, dosyanın başka bir katmanında hâlâ seçilebilir veya okunabilir olabilir.
-
Yüklemeden sonra çıktıyı aslıyla karşılaştırın
Yapay zekâ metni yanlış okuyabilir, atlayabilir veya bağlamı hatalı kurabilir. Özellikle tarih, tutar, kişi eşleştirmesi ve alıntıları belgeyle karşılaştırın; araç çıktısını belgenin doğrulanmış bir kopyası gibi kabul etmeyin.
Maskeleme dosyadaki tüm bilgileri kaldırır mı?
Hayır, yalnızca ekranda görünen alanları kapatmak yeterli olmayabilir. Örneğin, bir PDF’de siyah kutu görünse bile altındaki metin seçilip kopyalanabiliyorsa bilgi dosyada duruyor olabilir. Benzer biçimde, yorumlar, değişiklik geçmişi, belge özellikleri veya taranmış sayfa görsellerindeki yazılar ilk bakışta fark edilmeyebilir.
Güvenli bir yöntem olarak, asıl dosyayı saklayıp yükleme için ayrı bir kopya oluşturun. Maskelenen metnin seçilemediğini veya kopyalanamadığını, dosyanın özelliklerinde gereksiz bilgi kalmadığını ve tüm sayfaların doğru biçimde görüntülendiğini kontrol edin. Hangi adımların gerektiği dosya türüne ve kullandığınız yazılıma göre değişir; yalnızca görüntünün üstüne şekil eklemek, bilginin dosyadan kaldırıldığını tek başına göstermez.
Aracın veri koşullarını nereden kontrol etmelisiniz?
Araçların belge ve konuşmaları nasıl işlediği; ürüne, hesap türüne, seçili ayarlara ve kullanım koşullarına göre farklılık gösterebilir. Yüklemeden önce aracın kendi güncel açıklamalarında şu noktaları arayın:
-
Saklama süresi ve silme seçenekleri
Yüklediğiniz dosyaların ve sohbet kayıtlarının ne kadar süre tutulduğunu, kullanıcı olarak silme seçeneği bulunup bulunmadığını ve silme işleminin neleri kapsadığını kontrol edin.
-
Model geliştirme amacıyla kullanım
Yüklenen içeriklerin veya konuşmaların model geliştirmede ya da hizmeti iyileştirmede kullanılıp kullanılmadığına ve bu kullanımın ayarlardan değiştirilebilir olup olmadığına bakın.
-
Paylaşım ve erişim
-
Hesap ve dosya ayarları
Kullandığınız hesap türüne ve seçili gizlilik ayarlarına özel açıklamaları kontrol edin. Aynı ürünün farklı planlarında veya ayarlarında koşulların aynı olduğunu varsaymayın.
Yüklemeden önce son kontrol
- Yapay zekâdan beklediğim işi ve bu iş için gereken bilgileri belirledim.
- Belgenin tamamı gerekmiyorsa yalnızca ilgili sayfaları veya bölümleri bıraktım.
- İş için gerekmeyen kişisel bilgileri, üçüncü kişilere ait bilgileri ve erişim bilgilerini kontrol ettim.
- Gizlenen alanların belgeyi yanlış anlaşılır hâle getirmediğini doğruladım.
- Yorumları, değişiklik geçmişini, dosya özelliklerini ve görsel içindeki metinleri gözden geçirdim.
- Aracın güncel saklama, kullanım, paylaşım ve silme açıklamalarını inceledim.
- Yüklemek için ayrı bir kopya hazırladım ve asıl belgeyi korudum.
Belge analizini deneyin
Belgenizi yükleyerek belge analizini deneyin. Yapay zekâ çıktısını asıl belgeyle karşılaştırın; önemli tarihleri, tutarları ve ifadeleri ayrıca kontrol edin.