Rehber · Dosya analizi

Yapay zekâ önerileri vatandaş için yapılacaklar listesine nasıl dönüştürülür?

Yapay zekâdan aldığınız hukuki önerileri hemen uygulamak yerine önce iddiaları ve varsayımları ayırın; sonra her biri için kontrol edilecek belgeyi, doğrulama kaynağını ve sorumlu kişiyi belirleyin. Süre veya hak kaybı ihtimali varsa tarihi ve işlemin türünü bağımsız bir kaynaktan doğrulamadan kesin talimat oluşturmayın. Bilgi doğrulanamıyorsa bunu listenizde açıkça belirtin ve gerekirse uzman görüşünü ilk adım yapın.

Bir kişinin dizüstü bilgisayarındaki notları kontrol listesine dönüştürmesi

Hukuk Dosyam Editör Ekibi Yayın tarihi

Öneriyi önce parçalara ayırın

Yapay zekâ yanıtındaki her cümle aynı türden bilgi olmayabilir. Bir cümle olayınızı özetler, diğeri belge ister, bir başkası süre veya başvuru yeri hakkında iddiada bulunur. Bunları tek bir talimat gibi ele almayın.

Yanıttaki her maddeyi şu başlıklardan birine yerleştirin:

  • Dosyanıza ilişkin varsayım: Örneğin, “Size yazılı bildirim yapılmış.” Bu bilgi sizin dosyanızdan doğrulanmalıdır.
  • Kontrol edilebilir iddia: Örneğin, bir başvurunun hangi yere yapılacağı veya hangi sürenin uygulanacağı. Güncel ve yetkili bir kaynaktan ayrıca kontrol edilmelidir.
  • Belge ya da bilgi talebi: Örneğin, yazışmaların veya kararın bulunması. Hangi belgenin istendiğini ve dosyanızla ilgili olup olmadığını belirleyin.
  • Önerilen işlem: Örneğin, karşı tarafa yazı gönderme veya bir başvuru hazırlama. İşlemden önce dayanağını, muhatabını ve olası etkisini netleştirin.
  • Sonuç tahmini: Örneğin, “Bu başvuruyla talebiniz kabul edilir.” Bunu kesinleşmiş bir sonuç olarak değil, ayrıca doğrulanması gereken bir beklenti olarak kaydedin.

Temsili örnek: AI, “Bildirim size geçen ay ulaştıysa şu başvuruyu yapın” diyorsa burada hem bildirimin ulaşıp ulaşmadığına ilişkin bir varsayım hem de başvuru ve zamanlamaya ilişkin doğrulanması gereken iddialar vardır. Önce belgenin üzerindeki bilgileri ve fiilî teslim kaydını kontrol edin; başvuru türünü ve uygulanabilecek süreyi ayrıca doğrulamadan işlemi kesinleştirmeyin.

Önerileri uygulanabilir görevlere çevirin

Bir kişinin görevleri, belgeleri ve sorumluları bir listede düzenlemesi

Her öneriyi tek bir kontrol veya işlem içeren kısa bir göreve dönüştürün. Görevin tamamlanmış sayılması için hangi bilgi ya da belgenin gerektiğini ve kimin kontrol edeceğini de yazın.

  1. 1. Dosyanızdaki bilgiyi doğrulayın

    Olay tarihi, bildirimin size ne zaman ve nasıl ulaştığı, dosyanın bulunduğu yer ve daha önce yapılan başvurular gibi temel bilgileri yazın. Her bilginin yanına kaynağını ekleyin: örneğin belgenin tarihi, e-posta kaydı veya kendi notunuz. Kaynağı olmayan bir varsayımı doğrulanmış bilgi gibi göstermeyin.

  2. 2. İstenen belgeleri tek tek belirleyin

    AI “dosyayı ve yazışmaları kontrol edin” diyorsa, hangi dosya veya yazışmanın kastedildiğini açıkça yazın. Elinizdeki belgenin tamamını, tarihini, gönderenini ve eklerini kontrol edin. Bir kaydın elinizde görünmemesi, o kaydın hiç olmadığı anlamına gelmeyebilir.

  3. 3. Hukuki iddiayı bağımsız kaynaktan doğrulayın

    Kanun maddesi, süre, başvuru yeri veya hukuki sonuç hakkındaki iddiayı AI yanıtının kendisiyle doğrulanmış saymayın. Yetkili ve güncel kaynağı bulun; kaynakta aynı işlem türü ve sizin durumunuza ilişkin koşullar yer alıp almadığını kontrol edin. Doğrulayamıyorsanız maddeyi kesin talimat değil, “doğrulanacak” olarak kaydedin.

  4. 4. Öncelik ve sorumlu kişi ekleyin

    Her göreve bir sorumlu ve öncelik verin: “Ben”, “uzmanla görüşülecek” veya “kurumdan teyit edilecek” gibi. Süre ya da hak kaybı ihtimali olabilecek konuyu, sonucu belirsiz diğer işlerden önce değerlendirin. Bir tarih yazıyorsanız hangi olaya dayandığını ve nereden doğruladığınızı da ekleyin.

  5. 5. Sonucu ve eksik noktayı kaydedin

    Kontrol tamamlandığında belgeyi veya kaynağı not edin. Bilgi bulunamadıysa “yok” demek yerine “şu ana kadar bulunamadı” yazın. Böylece eksik kayıt ile gerçekten mevcut olmayan kayıt birbirine karışmaz.

Süre ihtimali varsa önce neyi doğrulamalısınız?

Bir kişinin tarihleri ve belgeleri yan yana kontrol etmesi

“Şu kadar süreniz var” biçimindeki bir AI yanıtını doğrudan takvim hatırlatıcısına çevirmeyin. Sürenin hangi işlem için söylendiğini, başlangıç olayının ne olduğunu ve dosyanızda o olayın gerçekleşip gerçekleşmediğini ayrı ayrı kontrol edin. Dosyanızdaki tebligat, teslim, kararın öğrenilmesi veya başka bir tarihe ilişkin kayıtlar farklı tarihler gösterebilir; hangi tarihin önemli olduğu somut işlem ve kurala bağlıdır.

Kontrolünüz için:

  1. AI yanıtında sözü edilen işlemin tam adını yazın.
  2. Başlangıç tarihi olarak gösterilen olayı ve bunu gösteren belgeyi bulun.
  3. Süre bilgisini güncel, yetkili bir kaynaktan doğrulayın; işlem türüyle aynı olup olmadığını kontrol edin.
  4. Başlangıç tarihi veya uygulanacak süre belirsizse, bunu acil doğrulama konusu olarak listeleyin ve uzman görüşü alın.

Bu rehber belirli bir işlem için süre veya süre hesabı vermiyor. Kaynaklarda bu konuya ilişkin kanun metni bulunmadığından, AI yanıtındaki süreyi burada doğrulamak mümkün değildir.

Listenizi uygulamadan önce kontrol edin

  • Her önerinin hangi bilgiye veya belgeye dayandığını yazdım.
  • AI yanıtındaki varsayımları kendi dosyamdaki doğrulanmış bilgilerden ayırdım.
  • Süre, başvuru yeri ve hukuki sonuç iddialarını bağımsız ve güncel kaynaktan kontrol ettim ya da doğrulanmadı olarak işaretledim.
  • Tarih yazdığım görevlerde başlangıç olayını ve bunu gösteren kaydı belirttim.
  • Her görevin sorumlusunu ve önceliğini belirledim.
  • Elimde olmayan bir belgeyi veya kaydı kesin olarak yok saymadım.
  • Paylaşacağım dosyalardan gereksiz kimlik ve özel bilgileri ayıkladım.
  • Süre veya hak kaybı ihtimali belirsizse, uygulamadan önce uzman görüşü alınacak şekilde listeye ekledim.

Belge paylaşırken kişisel bilgileri koruyun

Bir kişinin dijital belgelerdeki özel bilgileri gizlemesi

Bir belgeyi AI aracına veya başka bir çevrim içi hizmete yüklemeden önce, inceleme için gerekli olmayan kimlik bilgilerini ve özel verileri ayıklayın. Adres, kimlik numarası, iletişim bilgileri, imza, hesap bilgileri ve üçüncü kişilere ait veriler gereksizse paylaşmayın. Belgedeki bilgilerin gizliliğini ve kullandığınız hizmetin verileri nasıl işlediğini anlamadan dosyanın tamamını yüklemeyin.

Bir bilgiyi kapatırken, konuyu değerlendirmek için gerekli tarih, işlem türü veya metin de görünmez hâle gelmesin. Hangi bilgilerin gerekli olduğu konusunda emin değilseniz, belgeyi paylaşmak yerine önce soruyu kişisel veriler içermeyen biçimde sorun.

Uzman görüşü için soruları hazırlayın

Bir kişinin uzman görüşmesi için belge ve sorularını hazırlaması

Uzmanla görüşürken yalnızca AI yanıtını değil, doğruladığınız bilgileri ve hâlâ belirsiz kalan noktaları da paylaşın. Bu yaklaşım, hangi sorunun cevap beklediğini görünür kılar.

  1. Olay ve dosya bilgileri

    “Bu değerlendirme için hangi olay tarihleri ve belgeler önemli? Elimdeki kayıtlar yeterli mi, hangi eksik belgeyi nereden istemeliyim?”

  2. Süre ve başlangıç olayı

    “Bu işlem için hangi süre bilgisi geçerli? Başlangıç olayı nedir ve dosyamdaki hangi kayıt bu tarihi gösterir? Tarih belirsizse önce hangi adımı atmalıyım?”

  3. İşlemin uygunluğu ve etkisi

    “AI şu işlemi önerdi. Bu işlem benim dosyamın türü ve mevcut aşaması için uygun mu? Yapmadan önce kontrol edilmesi gereken koşul veya risk var mı?”

  4. Kaynağı doğrulanamayan iddia

    “Yanıttaki bu süre, başvuru yeri veya hukuki sonuç iddiasını güvenilir bir kaynaktan doğrulayamadım. Hangi güncel kaynağa ve hangi dosya bilgilerine göre değerlendirmeliyim?”

Dosyanın bütününe bakın

Dosya analizinde birden fazla belge birlikte değerlendirilir; kronoloji, eksik belgeler, çelişkiler ve süreler ilgili kaynaklarla birlikte incelenir.

Dosya analizini inceleyin

Etiketler