Yüzlerce evrak içeren dosya yapay zekâ analizine nasıl hazırlanır?

Envanter, dosyada hangi belgelerin bulunduğunu ve her birinin nerede olduğunu gösteren listedir. Belgeleri yapay zekâya yüklemeden önce bu listeyi hazırlamak, atlanan evrakı ve karışan dosyaları fark etmeyi kolaylaştırır.

Bir tabloya şu bilgileri ekleyebilirsiniz:

• Dosya numarası veya kısa kod
• Belge türü ya da kısa açıklaması
• Belgenin üzerindeki tarih; tarih görünmüyorsa “tarih belirtilmemiş” notu
• Dosya adı ve sayfa sayısı
• Belgenin kaynağı ya da kimden alındığı biliniyorsa bu bilgi
• Okunabilirlik, eksik sayfa veya tekrar şüphesi gibi notlar

Tarihi görünmeyen bir belgeye tahmini tarih vermeyin. Belge sırasını tarih sırasına çevirecekseniz, hangi tarihin esas alındığını belirtin: Örneğin belgenin düzenlenme tarihi ile teslim alındığı tarih farklı olabilir. Dosya adı veya listedeki sıra, belgenin gerçekliğini ya da önemini tek başına kanıtlamaz.

OCR, taranmış sayfadaki yazıyı aranabilir metne dönüştüren teknolojidir. Bu dönüşüm kolay arama sağlar ama metnin doğru çıkarıldığını garanti etmez. Bulanık görüntü, el yazısı, mühür, kenar notu ve tablo düzeni yanlış okunabilir veya metne hiç aktarılmayabilir.

Önce her PDF’yi açıp sayfaların tam, doğru yönde ve okunaklı olduğunu kontrol edin. Ardından OCR metnini, özellikle isimler, tarihler, tutarlar, numaralar ve olumsuzluk bildiren kelimeler gibi anlamı değiştirebilecek kısımlarda görüntüyle karşılaştırın. Tablo satırlarının birbirine karışmadığına ve sayfa başı ya da sonundaki notların atlanmadığına bakın.

Metinde boşluk, anlamsız karakter veya beklenmedik bir ifade görürseniz, bunu sessizce düzeltip doğru kabul etmeyin. İlgili sayfanın görüntüsünden kontrol edin; emin olamıyorsanız “okunamıyor” ya da “OCR doğrulanmadı” diye işaretleyin. Kritik bir bölümün görüntüsü ile çıkarılmış metni birlikte saklamak, sonradan denetlemeyi kolaylaştırır.

Aynı belge farklı dosya adlarıyla bulunabilir; benzer görünen iki belgeyse farklı ekler veya notlar içerebilir. Tekrar şüphesinde yalnızca ada bakarak birini silmeyin. Sayfa sayısını, içerikleri, ekleri ve varsa belge üzerindeki tarihleri karşılaştırın. Farklılıkları envanterde not edin.

Sayfa numaralarının kesintisiz olup olmadığını ve eklerin dosyaya dâhil edilip edilmediğini kontrol edin. Bir sayfa görünmüyorsa bunu “kesinlikle eksik” diye değil, “mevcut dosyada bulunamadı” şeklinde kaydedin. Dosyada görünen bir kaydın bulunmaması, kaydın başka bir yerde olmadığı anlamına gelmez.

Kronoloji, olayları ilgili belgelerde görünen tarihlere göre sıralayan listedir. Tarihleri kronolojiye alırken kaynağı da belirtin; örneğin “D014, sayfa 2 — belge üzerindeki tarih”. Tarih çelişkisi varsa iki bilgiyi de koruyun ve hangisinin doğru olduğunu kendinizce seçmeyin. Temsili örnek: Bir yazının üzerinde 14 Mart, teslim kaydında 16 Mart görünüyorsa, bunları tek tarih gibi birleştirmek yerine ayrı olaylar olarak yazın.

Belgelerde kişisel bilgiler, ticari sır niteliğinde olabilecek içerikler veya başkalarına ait hassas bilgiler bulunabilir. Bunları bir araca yüklemeden önce paylaşmaya yetkiniz olup olmadığını ve aracın veri işleme koşullarının ihtiyacınıza uygunluğunu değerlendirin.

Yüklenen içeriklerin nasıl saklandığı, hizmeti geliştirmek için kullanılıp kullanılmadığı, kimlerin erişebildiği ve ne zaman silindiği kullanılan araca ve hizmet koşullarına göre değişebilir. Yüklemeden önce ilgili gizlilik ve veri kullanımı açıklamalarını, hesap ayarlarını ve varsa kuruluşunuzun kurallarını kontrol edin. Bu bilgiler anlaşılır değilse ya da belgeleri paylaşma yetkinizden emin değilseniz, yüklemeye ara verip uygun uzmana veya yetkili kişiye danışın.

Kimlik numarası, iletişim bilgisi veya başka bir tanımlayıcıyı maskeleyecekseniz, önce bu bilginin inceleme görevi için gerekli olup olmadığını düşünün. Maskeleme, belgenin anlaşılması için gereken bağlamı bozmamalı; dosyanın başka yerlerinde aynı bilgiyi açık bırakmamalıdır. Maskelemenin geri döndürülebilir bir kapatma değil, gerçekten kaldırma işlemi olup olmadığını çalışma kopyasında kontrol edin. Hassas bilgileri yanlışlıkla yüklediyseniz, sonraki adımlar kullandığınız hizmetin koşullarına ve durumunuza bağlı olabileceğinden hizmetin ilgili açıklamalarını inceleyin.

Yapay zekâ; belge listesi, ilk kronoloji veya belirli bir bilgiyi arama gibi hazırlık işlerinde yardımcı olabilir. Ancak belge atlayabilir, farklı kişilere veya tarihlere ait bilgileri karıştırabilir ve kaynakta olmayan bir sonuç üretebilir. Önemli her tespiti asıl belge ve sayfasıyla karşılaştırın; doğrulanmayan noktaları ayrı işaretleyin.

Bu çalışma belirli bir dava türünde hukuki sonucu, süre hesabını veya mahkemeye sunulacak dilekçeyi belirlemez. Belgelerden hangi hukuki sonucun çıkacağını, bir tarihin işlem süresine etkisini ya da çelişkili kayıtların nasıl değerlendirileceğini bilmeniz gerekiyorsa, belgelerin türünü ve ilgili tarihleri bir hukukçuyla paylaşarak somut inceleme isteyin. Yapay zekânın oluşturduğu metni, kontrol edilmeden verilmiş hukuki görüş veya doğrulanmış dosya özeti olarak kullanmayın.